Realizar auditorías internas impactantes más allá de la lista de verificación

Realizar auditorías internas impactantes más allá de la lista de verificación

Según la ISO (Organización Internacional de Normalización), una auditoría se define como «un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener pruebas objetivas y evaluarlas objetivamente a fin de determinar la medida en que se cumplen los criterios de la auditoría». Históricamente, la palabra «auditoría» se originó de la palabra latina audīre que significa «escuchar». Los enfoques modernos de la auditoría tienden a inclinarse más hacia la conformidad que hacia la comprensión del alcance de la empresa y su cultura organizacional. Como auditor interno, a continuación se presentan algunas acciones que le permitirán tanto observar como escuchar de manera objetiva.

Planificar, revisar y volver a planificar

Aunque las listas de verificación sirven como una gran guía para determinar el alcance de la auditoría, no son necesariamente intuitivas. Como auditor interno, tiene acceso a las operaciones en curso, las interacciones del personal (cultura organizativa) y los posibles cambios en los procesos y/o productos. Revisar los hallazgos de auditorías anteriores y asegurarse de que su actual plan de auditoría basado en el riesgo esté alineado con los demás le ayudará a desarrollar un mejor plan para la próxima auditoría. Considerar los nuevos riesgos que pueden surgir debido a los cambios en los procesos, como la formulación, el envasado, la vida útil, etc. La planificación efectiva no es episódica sino continua y requiere revisiones periódicas.

Utilizar la cartografía de garantía para determinar la propiedad de los riesgos identificados

El mapeo de garantía es una herramienta visual que describe la propiedad de un conjunto específico de riesgos y/o requisitos de cumplimiento dentro de la organización. Basándose en el modelo de las Tres Líneas de Defensa introducido por el Chartered Institute of Internal Auditors, se puede aplicar un enfoque similar al mundo de la seguridad alimentaria y la garantía de calidad. La primera línea de defensa es propiedad del personal directamente involucrado en las operaciones de extremo a extremo (de principio a fin), la segunda línea de defensa involucra a los grupos de gestión de riesgos, seguridad y garantía de calidad, mientras que la tercera línea de defensa involucra a los organismos de auditoría (auditores internos y externos). La utilización de la herramienta de mapeo de garantía es una gran manera de mantener a los equipos multifuncionales comprometidos, hacerlos responsables y medir los resultados con frecuencia.

Expectativas establecidas proactivamente

A menudo hay un desajuste entre la intención y el impacto de una auditoría interna. Como auditor interno, es la mejor práctica establecer proactivamente las expectativas correctas orientando al equipo o equipos con lo que se debe esperar durante una auditoría y enfocarse en el «por qué». La inocuidad y la calidad de los alimentos es una responsabilidad compartida y al ayudar a los empleados de primera línea a ver la importancia de su papel para lograr este objetivo compartido, el proceso de auditoría será perspicaz e impactante.

Establecer la documentación en tiempo real

La documentación de auditoría está migrando constantemente de los sistemas basados en papel a las plataformas digitales. Esto garantiza actualizaciones en tiempo real, una mayor visibilidad y transparencia. Las lagunas en la comunicación pueden condensarse asegurando que el auditor y el auditado han obtenido la misma interpretación de las observaciones y las áreas que deben mejorarse.

Compartir la historia a través de la visualización de datos

La presentación de informes sobre las conclusiones de la auditoría interna puede ir un paso más allá mediante la creación de imágenes eficaces que capten y resuman el informe de auditoría. El hecho de tener una comparación paralela permite a la organización supervisar lo que funciona bien y lo que debe mejorarse. A partir de mis experiencias pasadas al compartir los resultados de la auditoría mediante la visualización de datos, noté un pico en el compromiso de las partes interesadas y el liderazgo, ya que pudieron comprender y medir visualmente el impacto que el desempeño de sus equipos tuvo en el sistema general de gestión de la calidad y la inocuidad de los alimentos.

Las auditorías internas pueden supervisar, comprometer y mejorar el sistema de gestión de la seguridad y la calidad de los alimentos de la organización al salvar la brecha entre las personas y los procesos.

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