Redacción de procedimientos operativos estándar eficaces

Un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) es un documento que consiste en un conjunto de instrucciones o pasos sobre cómo ejecutar una tarea. Un Procedimiento Operativo Estándar sirve como una herramienta para asegurar que las actividades se realizan de forma adecuada y siguen los requisitos operativos, de calidad, medioambientales y de seguridad. Continúe leyendo para obtener recomendaciones sobre cómo redactar Procedimientos Operativos Estándar que puedan tener un impacto positivo en las operaciones de su organización:

1. Elija el formato correcto

Dependiendo de la actividad, considere el formato:

  • Un formato de pasos simples. Se utiliza para procedimientos de rutina que son cortos y simples. Suelen ser un conjunto de frases sencillas que destacan paso a paso lo que hay que hacer.
  • Un formato de pasos jerárquicos . Se utiliza para procedimientos largos (más de 10 pasos) en los que es necesario tomar decisiones y en los que las aclaraciones y la terminología son esenciales para que la actividad se realice correctamente. Consiste en una lista de pasos principales con sub-pasos.
  • Un formato de diagrama de flujo. Se utiliza para procedimientos complejos que podrían tener muchos resultados posibles.

2. Considerar el usuario del Procedimiento Operativo Estándar

Los Procedimientos Operativos Estándar están escritos para una variedad de actividades realizadas por una variedad de personas. Los factores que deben considerarse para garantizar que el Procedimiento Operativo Estándar sea comprendido por la persona que lo lee incluyen: edad, educación, conocimientos, habilidades, capacidades lingüísticas, etc. Esta información determinará si es necesario incluir terminología básica, imágenes, diagramas, etc.

3. Tenga en cuenta el propósito del Procedimiento Operativo Estándar

Tener presente el propósito ayudará a asegurar que se incluya toda la información pertinente. Algunas de las principales razones para crear los Procedimientos Operativos Estándar son:

  • Proporcionar toda la información sobre seguridad, salud, medio ambiente y operaciones necesarias para realizar un trabajo correctamente.
  • Proteger la salud y la seguridad de los empleados, el medio ambiente y/o la comunidad.
  • Asegurar la coherencia de las operaciones y el control de calidad de los procesos y productos.
  • Asegurarse de que las actividades se completen a tiempo.
  • Prevenir los fallos en la fabricación y los procesos conexos.
  • Asegurar el cumplimiento de los requisitos de la empresa y de los reglamentos.

4. Considerar diferentes puntos de vista y perspectivas

Lo ideal sería que los Procedimientos Operativos Estándar fueran redactados por un equipo que incluyera personal de diferentes áreas. Sin embargo, en el mundo real, a menudo son escritos por una sola persona. Si este es el caso, la persona encargada de crearlos debería:

  • Entrevistar a alguien que realice el trabajo, a un supervisor y a las personas encargadas de asegurar que se cumplan los requisitos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente.
  • Haga que personas de diferentes áreas revisen y comenten antes de publicar el Procedimiento Operativo Estándar final.

5. Mantén la escritura simple

Los procedimientos operativos estándar deben ser claros y concisos. Las frases deben ser lo más cortas posibles. Por lo general, la gente no quiere leer los Procedimientos Operativos Estándar, sino que debe , por lo que es esencial hacerlos claros y fáciles de leer.

Recuerde que estos documentos deben ser completos y fáciles de leer, así que asegúrese de tener en cuenta al lector cuando escriba los Procedimientos Operativos Estándar. Si nunca son leídos o comprendidos por el público al que van dirigidos, no es probable que sirvan como una herramienta eficaz en ningún proceso.

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