¿Qué preguntas debe hacer a su organismo de certificación

La elección de un Organismo de Certificación (CB) debe considerarse como una oportunidad para cuestionar y verificar las capacidades del equipo que evaluará y auditará su organización cada año. Este proceso puede ser desalentador, especialmente para aquellos de nosotros que somos nuevos en la industria. ISOUpdate tiene un Directorio de CB$0027s que puede usar para comenzar su cacería, pero entendemos que puede ser confuso si no sabe ya qué buscar y qué preguntas hacer durante el proceso. Aquí hay una lista variada de algunas preguntas que usted necesita hacer a su potencial organismo de certificación.

¿Está usted acreditado?

Esta debería ser la primera y más importante pregunta que le haga a su CB cuando solicite cotizaciones y determine a quién seleccionar como su futuro CB. Confirma que la organización con la que trabajas está acreditada por la ISO/IEC 17021 para asegurar que tu certificación será reconocida. La ISO/CEI 17021 es la norma de evaluación de la conformidad que se aplica a los organismos de auditoría y certificación de sistemas de gestión.

¿Dónde se reconocerá mi certificación?

Si se trabaja con proveedores internacionales o se desea hacer negocios en un determinado país, habrá que asegurarse de que la nueva certificación sea reconocida internacionalmente. Asegurarse de que su organismo de certificación esté acreditado por un organismo de acreditación que se haya adherido al Acuerdo de Reconocimiento Multilateral (MLA) de la IAF confirmará que su certificación es reconocida a nivel mundial, pero más específicamente, en los mercados en los que esté interesado.

¿Puede suministrar una Carta de Intención de Certificación?

Si una organización le ha pedido que obtenga una certificación ISO para hacer negocios con ellos, valdría la pena solicitar una carta de intención de certificación para luego ofrecer a su proveedor durante el período de tiempo previo a la obtención de la certificación. Esto puede ser suficiente para el proveedor como prueba de su compromiso activo de obtener la certificación, y suficiente para iniciar un contrato de trabajo con su organización.

¿Cuál es el requisito de madurez del SGC para que pueda tener lugar la certificación?

Un organismo de certificación no puede implementar un sistema para su organización, sólo puede auditar un sistema existente. Es posible que necesite los servicios de un Auditor Interno o Consultor para ayudar a su organización a cumplir con los requisitos de la norma antes de poder avanzar con su OC. En general, si usted está dirigiendo un negocio exitoso, ya está logrando una gran parte de la norma, pero un Auditor Interno o Consultor podrá maximizar la eficiencia, reducir la documentación y el tiempo y energía desperdiciados para asegurar que usted cumpla y exceda todos los requisitos. Algunos CB pueden requerir que su sistema esté en funcionamiento durante un cierto período de tiempo antes de que puedan auditarlo para asegurarse de que usted es capaz de cumplir con esos plazos.

¿Cuál es su NPS para la satisfacción del cliente?

El NPS o Net Promoter Score es una métrica que las organizaciones usan para medir la satisfacción del cliente. Las organizaciones preguntan a los clientes actuales su probabilidad de recomendar esta organización a un amigo. Esta es una gran medida a considerar cuando se elige cualquier organización con la que se planea trabajar, ya que indica la satisfacción general del cliente de todo el proceso cuando se trata de una empresa. Un alto NPS puede darle a usted, un cliente potencial, una buena indicación de lo que puede esperar de esta compañía.

Otras preguntas importantes relacionadas con el servicio de atención al cliente que debería hacer:

  • ¿Qué tan flexible puede ser en términos de cuestiones de programación? ¿Puede acomodarse a nuestra fecha de registro esperada, o estar cerca de ella?
  • Si tenemos preguntas y llamamos, ¿podemos esperar una respuesta rápida?
  • ¿Qué pasa si tenemos una diferencia de opinión con uno de sus auditores? ¿Con quién nos ponemos en contacto?

Si su organización tiene un plazo que cumplir o un vencimiento del que preocuparse para obtener la recertificación, tendrá que dejarlo claro al representante de ventas cuando le coticen un precio. Las limitaciones de tiempo serán un factor a la hora de seleccionar a los auditores disponibles.

También es valioso saber quién será su punto de contacto a lo largo del proceso de certificación, especialmente si usted y su auditor llegan a un desacuerdo. Esta etapa en su viaje de citas es una buena oportunidad para entender qué niveles de comunicación tiene esta organización para tratar las preguntas comunes, la programación y las no conformidades.

¿Qué experiencia relevante en la industria tiene usted?

Esta pregunta es especialmente pertinente si trabaja en una industria especializada. Tener un auditor que esté familiarizado con su industria hará todo el proceso mucho más fácil.

¿Tiene auditores locales?

Tener un auditor local es una ventaja extrema para usted como cliente, ya que reduce los gastos incurridos durante sus auditorías de vigilancia. Un auditor local tendrá reducidos los gastos de viaje, alojamiento y comida.

Otras preguntas para hacer relacionadas con su auditor:

  • ¿Utiliza el registrador el mismo auditor/auditor principal cada vez?
  • ¿Cuántos auditores utilizaría en este proyecto en particular?
  • ¿Cuál es la frecuencia de las auditorías de vigilancia y qué es lo que se cubre?
  • ¿Podemos conocer a los auditores que trabajarían en este proyecto? ¿Y podríamos entrevistar al auditor principal asignado a nuestra compañía?
  • ¿Los gastos de viaje y las dietas son incorporados o adicionales? Y si son adicionales, ¿podría darme una cifra aproximada?

Puede que quieras sumergirte en el proceso de la CB para contratar auditores; la mayoría de los organismos de certificación son extremadamente particulares acerca de a quién contratan como auditores, pero podría valer la pena preguntarles su nivel base de experiencia necesaria. Otra nota importante a considerar si su organización está buscando la re-certificación, ¿está manteniendo la imparcialidad con su equipo de auditores? El propósito de las auditorías de certificación es tener una visión imparcial y externa de su SGC para eliminar los prejuicios. Si bien es maravilloso que su organización tenga una relación preexistente y positiva con su auditor, a veces puede crear sesgos. Considere la posibilidad de cambiar de auditor cada pocos años y no dependa demasiado de su actual auditor externo para asegurarse de que está sacando el máximo provecho de cada auditoría de certificación.

¿Ofrece usted certificación para otras normas? ¿Ofrece auditorías integradas para más de una norma?

Si está buscando alcanzar la ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 por ejemplo, tener una auditoría integrada podría ser una opción para que su organización ahorre costos y tiempo.

¿Qué clase de tiempo «fuera de sitio» (como la preparación de informes, revisión de documentos, etc.) se nos podría cobrar?

Es importante comprender la totalidad del proceso de auditoría. La certificación no es sólo un individuo mirando sus documentos. Es tomar una muestra de su trabajo y comprender cómo se lleva a cabo eficazmente su negocio utilizando los requisitos de una norma internacional. Los auditores pasan horas antes y después de cada auditoría, preparando, revisando las pruebas, informando de los hallazgos e interpretando la norma. Al entender esto, usted es capaz de entender mejor el proceso de cotización, y las variables que se aplican en cada una de las auditorías. Al preguntar qué se incluye en la cita, e incluso entender el papel y la administración que implica el proceso, estos números tienen mucho más sentido.

¿Ofrece usted entrenamiento para el estándar que busca obtener?

Si su organización desea maximizar su sistema, es muy recomendable que su equipo directivo y sus empleados asistan a una formación para comprender plenamente los procesos y directrices de la norma.

Por ejemplo, en la norma ISO 9001:2015, se presta mayor atención a la participación de la alta dirección para garantizar el éxito del SGC. Se exige a la alta dirección que tenga un interés activo en el sistema y sea responsable de asegurar su éxito. Asistir a la capacitación sólo puede ayudar a su organización a obtener más fácilmente su certificación.

¿Cómo se determina cuánto tiempo se debe dedicar a una auditoría completa del sistema/vigilancia?

Esta pregunta debe hacer o deshacer su proceso de toma de decisiones, y le confirmará si su potencial CB está verdaderamente acreditado por la ISO/IEC 17021. Las organizaciones que están acreditadas están obligadas a citar días de auditoría basados en el número de empleados que su organización tiene en plantilla y el nivel de riesgo de su sistema de gestión. Asegúrense de saber el número exacto y correcto de empleados que emplean cuando estén en la fase de cotización, ya que esto se les pedirá. Las discrepancias en las cotizaciones desde la cotización inicial hasta la facturación real se deben a menudo a la tergiversación por parte de la organización del verdadero número de empleados. Para evitar sorpresas, asegúrese de que su número sea exacto.

Resumen

Estas son algunas de las preguntas clave que hay que hacer antes de emplear un CB. Han sido diseñadas con la intención de darle una valiosa información sobre el CB, que es fundamental para seleccionar el registro adecuado para las necesidades de su organización. Estas son preguntas genéricas para ayudar a su organización dirigiendo sus preguntas para asegurar que esté bien informado sobre sus prácticas. Le recomendamos encarecidamente que personalice todas y cada una de las preguntas para que se ajusten a la agenda de su empresa.

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