Los cinco consejos más importantes para asegurar procedimientos efectivos en su QMS

El sistema de gestión de la calidad ISO 9001 exige que las organizaciones redacten diferentes procedimientos para prevenir las no conformidades y garantizar que los trabajos y procesos específicos se lleven a cabo correctamente.

Al redactar estos eficaces procedimientos es esencial tener en cuenta lo siguiente:

1. Identificar el tipo de procedimiento o documento que debe desarrollarse.

En el SGC son esenciales diferentes documentos y cada tipo de procedimiento o documento tiene una función y un objetivo específicos. Algunos de los documentos más utilizados en un SGC ISO 9001 son:

  • Manuales: definen los aspectos generales de la gestión empresarial (Manual de Gestión de la Calidad).
  • Procedimientos operativos: Explica cómo se desarrolla una actividad o proceso. Normalmente los documentos más comunes.
  • Notas técnicas e instrucciones: desarrollar más el contenido de una actividad. Se centran principalmente en el trabajo de campo.
  • Guías: Son similares a los procedimientos y notas técnicas, pero con la salvedad de que no son una guía vinculante.

2. Conocer en detalle la estructura de un procedimiento o documento.

Las organizaciones deben definir una estructura y una forma estándar de redactar estos procedimientos eficaces a fin de garantizar que se redacten de manera coherente. Conocer la estructura facilitará el proceso de reunir la información esencial necesaria para redactar un procedimiento eficaz.

La estructura puede variar de una organización a otra; sin embargo, a continuación se presenta una estructura que utilizan muchas organizaciones:

  • Hogar: la primera página del procedimiento suele incluir el título, el código, la fecha de redacción, el número de versión (o revisión), el índice, el número total de páginas, el nombre y las firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado.
  • Propósito y alcance: Describe un resumen del propósito y el contenido del procedimiento.
  • Referencias: se enumeran los documentos que han influido en el desarrollo del procedimiento.
  • Definiciones: palabras técnicas que se utilizan en el contenido del procedimiento.
  • Responsabilidades: lista de personas o departamentos encargados de llevar a cabo las actividades descritas en el procedimiento.
  • Desarrollo (o descripción): describe en detalle la actividad realizada.
  • Anexos: todo lo que se considera importante pero que ocupa demasiado espacio para incluirlo en la sección de descripción (tablas, dibujos, diagramas).

3. Revise el documento con las personas que lo utilizarán.

Para que un procedimiento o cualquier documento sea efectivo, debe ser comprendido por las personas que finalmente lo utilizarán. Por eso es importante que estas personas revisen el documento en diferentes etapas de su desarrollo. Los procedimientos efectivos han sido revisados directamente por las personas que más lo utilizarán.

4. Considere los puntos de vista y perspectivas de las diferentes personas.

No se debe elaborar un procedimiento con la opinión o la información de una sola persona. La mayoría de los procesos o actividades que deben ser documentados pueden ser complejos y el hecho de tener diferentes perspectivas puede enriquecer el procedimiento. Los procedimientos eficaces tendrán en cuenta múltiples puntos de vista.

5. Hazlo simple.

Los procedimientos no deben ser difíciles de leer. Al contrario, deben ser claros y concisos. Las frases deben ser lo más cortas posible para asegurar que sean comprensibles y fáciles de leer. Si los procedimientos nunca son leídos o comprendidos por el público al que se dirigen, no es probable que sirvan como una herramienta eficaz en ningún proceso. Los procedimientos eficaces deben ser legibles para todos los que participan en el proceso.

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