ISO 9001:2015 ¿No más manual de calidad?

La revisión de 2015 de la norma ISO 9001 ha eliminado el requisito de un Manual de Calidad, algo que históricamente se ha necesitado si su organización ha querido lograr y mantener la certificación. ¡Este requisito ya no aparece! ¡Woohoo! ¡Trituren esos Manuales de Calidad y nunca miren atrás!

¿Verdad? Si el estándar no dice que lo necesitamos, entonces no lo necesitamos. Un documento menos que mantener. ¡Finalmente, la vida como una compañía certificada ISO 9001 se está volviendo más fácil!

Esperemos un segundo…

Una práctica común para crear y mantener un Manual de Calidad para la norma ISO 9001:2008 (y versiones anteriores) era crear una copia exacta de la verborrea de la norma, cambiar todas las palabras «deberá» por «tendrá» o un término similar que se ajuste, cambiar todas las referencias a «la organización» por el nombre de su empresa, ponerle unos cuantos logotipos, darle un número de control y publicarlo.

Y luego… nada. Déjalo reposar durante años hasta que se publique el nuevo estándar y luego repite este proceso de copiar y pegar de nuevo. Esa práctica, aunque común, no ayuda a nadie.

Es hora de repensar el manual

Ahora es el momento perfecto para repensar el Manual de Calidad. Dé un paso atrás y considere realmente lo que un manual debería hacer para su empresa, proporcionar el marco de todo su sistema de gestión. Aquí hay algunas ideas para empezar.

  1. Empiece a pensar en el manual como algo que puede entregar a un nuevo empleado y que le ayudará a tener una introducción y una visión general de cómo hacer negocios en un inglés sencillo con los términos y acrónimos que se utilizan en su empresa y no en el «lenguaje estándar». Construye este manual dentro del marco del estándar pero de una manera en la que el empleado general no lo sepa.
  2. Cambie el nombre del manual de calidad. No sé cuántas veces he escuchado a un Gerente de Calidad quejarse de la cultura de su organización que ve el sistema de gestión como algo separado de la forma en que se hacen los negocios, como en «lo de la calidad es para el auditor». Empieza a disolver ese problema hoy y cambia el nombre a Manual de Negocios. Porque eso es lo que es un documento que describe cómo se hacen los negocios. Y todos sabemos que los procesos de negocios bien ejecutados dan como resultado una calidad de primera clase.
  3. ¡Mantén esa cosa actualizada! Considerando que muchos Manuales de Calidad eran casi una copia del lenguaje estándar real, era comprensible que las revisiones de los Manuales de Calidad fueran poco comunes también. Para hacer de este Manual de Negocios un aliado, necesita estar actualizado.

Manteniendo su Manual de Negocios al día

Incluso si su compañía certificada por la ISO tiene un manual completo y preciso del año anterior, es muy importante mantener este documento actualizado. Aquí hay algunas cosas que hay que tener en cuenta que pueden provocar la necesidad de una actualización.

  1. Cambios significativos en la estructura o los procesos empresariales. Manténgase en sintonía con los cambios en las estructuras de información, los nuevos procesos (de fabricación o de servicios), las adquisiciones, las asociaciones, etc.
  2. Reglas y reglamentos. Las normas y reglamentos internacionales son fluidas y es vital integrar esos cambios en las operaciones comerciales. Cualquier cambio en una norma industrial, grande o pequeño, podría requerir un cambio para sus empleados, proveedores externos, gerentes o clientes.
  3. La tecnología. La tecnología cambia muy rápido y se instalan nuevos sistemas anualmente, mensualmente, semanalmente y a veces incluso diariamente. Los cambios tecnológicos pueden venir en varias formas: hardware, software, máquinas, equipos, etc.
  4. Seguridad. Los cambios en la estructura física del edificio, la disposición y el entorno se producen a medida que pasa el tiempo y asegurar que el manual se mantenga actualizado con estos cambios ayudará a conocer las normas y condiciones de seguridad para garantizar un entorno de trabajo seguro.

Así que, hay algunas cosas en las que pensar. Aunque el Manual de Calidad no es obligatorio, sigue siendo muy necesario. Aproveche esta oportunidad para aumentar el papel del Manual dentro de su sistema de gestión empresarial.

Christopher Spranger es el propietario y director general de Spranger Business Solutions; una empresa de consultoría de gestión que ayuda a las personas a dirigir empresas más eficientes en todo Estados Unidos. Tienen un equipo de expertos en gestión de calidad que ayudan a las empresas con auditorías internas y en la obtención de la certificación del sistema de gestión de calidad.

Interesado en que Spranger Business Solution haga sus auditorías internas

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