Establecimiento de un sistema eficaz de gestión de la calidad

El proceso de certificación de la norma ISO 9001 requiere una amplia auditoría externa para garantizar que se cumplen los requisitos de la norma y que la empresa se ajusta a la norma y a su propio Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Para que una organización tenga éxito en estas etapas de las auditorías, es crucial asegurarse de que están implementando el sistema de acuerdo con la norma y las necesidades de sus empresas, y no simplemente utilizando declaraciones generales para satisfacer al auditor. Su organización debe esforzarse por establecer un sistema de gestión eficaz que ayude a su empresa a prosperar.

¿Cuál es el propósito de un QMS efectivo?

El propósito general de un sistema de gestión de la calidad es garantizar que su empresa funcione eficazmente y de manera que no sólo se mantenga mediante prácticas inteligentes sino que produzca bienes y servicios de la más alta calidad.

Para ver un ejemplo de cómo un SGC puede ayudar a su empresa a utilizar mejores prácticas para lograr resultados de calidad, exploremos las normas y la formación de la ISO. Su empresa necesita ser dinámica por naturaleza, ya que los procesos y procedimientos cambian constantemente junto con un mercado cambiante. Su equipo necesita ser adaptable y también sus procesos.

La norma ISO 9001:2015 hace mayor hincapié en las revisiones de la gestión, que deberían ser motivo de celebración, no de preocupación. Aquí es donde los miembros de su personal pueden demostrar a su dirección mejores modos de funcionamiento que les permitan fabricar productos superiores y presentarlos a la alta dirección. Es durante estos exámenes que la alta dirección debería examinar las pruebas y los números crujientes para determinar si las prácticas antiguas o «la forma en que siempre se ha hecho» es realmente el mejor curso de acción en este mercado mundial en expansión. Si no lo es, la dirección debe revisar su proceso y determinar el mejor curso de acción para mejorarlo.

Esta mejora se puede proporcionar a través de aprendizaje externo, así como programas de formación de la empresa. Estas actividades de formación pueden ser sesiones de desarrollo o actividades relacionadas con el equipo y son grandes oportunidades para comunicar el compromiso de su organización con el crecimiento y las ideas de los empleados y demostrar lo que su empresa necesita de cada uno de ellos.

Qué considerar al configurar su QMS

No hay dos manuales de calidad que sean iguales. Esto es porque no hay dos negocios iguales. Incluso dentro de una operación de múltiples sitios, sus dos sitios operan con diferentes conjuntos de experiencias compartidas, éxitos y dificultades que deben ser considerados cuando se establecen sus procesos.

Por ejemplo, si se lleva a cabo una operación en varios lugares, en la que un lugar se encarga principalmente de las operaciones de almacén y el otro de las tareas administrativas y de oficina, no se debería tener el mismo manual que dicta las necesidades de contratación. Los requisitos de capacitación para su almacén podrían ser mucho más amplios e incluso podrían ser legalmente obligatorios en comparación con los de quienes trabajan en los edificios de la administración. También podría necesitar una formación de a bordo diferente a la que se sigue, ya que los trabajadores del almacén podrían necesitar una formación en ergonomía diferente a la de aquellos que pasan 8 horas en un escritorio.

No tratas los procesos de contratación de la misma manera, así que no asumas que todo tu manual de procesos puede ser el mismo.

Es aquí, en el proceso, donde puede querer la ayuda de un consultor. Los consultores deben ser vistos como un importante recurso para su organización, incluso como una extensión de su propio equipo, que se toma el tiempo para aprender sobre sus situaciones únicas y desarrollar un plan junto a usted que no sólo siga el estándar al que busca certificarse, sino que también impulse a su organización hacia un crecimiento continuo y sostenible. Si tiene un departamento de calidad interno, los consultores también pueden actuar como un miembro imparcial del equipo para ayudar a su organización a prepararse para la auditoría de certificación.

Otra cosa que hay que considerar al establecer su QMS es no tener miedo de NCR$0027s y OFI$0027s. Las no conformidades y las oportunidades de mejora deben celebrarse en las primeras etapas de su viaje de certificación . Usted quiere encontrar agujeros y problemas de su consultor y auditores internos, y no quiere esconder cosas de su auditor. Es aquí donde puede descubrir los problemas e implementar soluciones antes de su auditoría de certificación de terceros. Utilice estas auditorías para cambiar su forma de pensar sobre el proceso de auditoría.

Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que tu QMS es efectivo? Fácil, no asumas que copiar y pegar el manual de otra organización ayudará. Si en el manual dice que realiza un proceso de cierta manera, y si en la práctica no sigue ese proceso, bueno, eso es una NCR. Escriba su manual específicamente para su organización, ya sea a través de su propio departamento de calidad interno, o con la ayuda de un consultor, o ambos. Utilice las auditorías como una forma de crecer, no como una forma de estresarse. Y por último, utilice las revisiones de gestión para hacer crecer su negocio, no para perder el tiempo. Dicen que el tiempo es dinero, así que tenga en cuenta cómo está usando las reuniones de revisión de la gerencia.

Algo para pensar: Los sistemas de gestión eficaces no harán más que ayudar a su organización, pero un sistema de gestión ineficaz es la razón por la que a las organizaciones no les gusta la ISO 9001. Considere esto cuando esté lanzando la idea de implementar una norma ISO a su organización.

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