Desarrollando un Plan de Implementación para su Nuevo Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001

Una vez que las empresas han tomado la decisión de implementar un sistema de calidad
Sistema de Gestión (QMS) como la ISO 9001:2015, normalmente se enfrentan a un
multitud de nuevas consideraciones y cuestiones que hay que resolver. Si usted es
actualmente dirigiendo un negocio exitoso, es probable que esté cumpliendo con un
gran porcentaje de la norma, sólo es cuestión de poder demostrar
esto a un auditor y documentar sus procesos de manera efectiva. Al desarrollar un
plan de implementación, te darás a ti mismo metas y puntos de acción que
ayudarle a usted y a su equipo a abordar eficientemente el objetivo de lograr
certificación. Trabajar en un plan de aplicación exhaustivo no sólo ayudará
desglosar el proceso, pero también le dará una idea aproximada de los recursos y
tiempo necesario para empezar a aplicar la norma.

También se requiere un poco de planificación previa. Tendrá que determinar lo que su
y si se pueden alcanzar razonablemente. El objetivo de
objetivos y estimaciones realistas y prácticas y considerar la posibilidad de utilizar
listas de control y «Evaluaciones de la brecha» que le ayudarán a moverse en el derecho
dirección.

Enfoque de equipo

Un método sumamente efectivo de implementación de la ISO 9001 para la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño o naturaleza, resulta ser el «Enfoque de Equipo». El tamaño de estos equipos puede variar de una organización a otra, normalmente 1-2 personas por equipo para organizaciones más pequeñas vs. 5-7 personas por equipo para compañías más grandes. La técnica utiliza esencialmente los conceptos de asignación de responsabilidad para utilizar más eficientemente recursos como el tiempo y la energía.

Entre estos equipos habrá un Equipo Directivo , este es el equipo elegido para dirigir el proyecto. Este equipo estará integrado por directores de los departamentos pertinentes para asegurar que sus miembros tengan los conocimientos y el poder adecuados para asignar nuevas responsabilidades dentro de sus respetados departamentos. Se espera que el equipo directivo se reúna periódicamente y examine las actualizaciones y los planes. El jefe del equipo directivo será el director del proyecto para la ejecución y su responsabilidad incluirá la programación de reuniones y la preparación de agendas, etc.

El equipo de dirección también se encargará de revisar los procesos y supervisar la labor de los equipos de tareas . Se espera que estos equipos de tareas documenten los procedimientos requeridos, modifiquen los procesos preexistentes y desarrollen otros nuevos de acuerdo con el marco previsto en la norma ISO. Por lo general, hay un equipo de tareas para cada procedimiento del sistema que debe crearse y documentarse para que el trabajo se asigne de manera eficiente. Si se utiliza una lista de verificación de la evaluación de deficiencias, sería conveniente indicar las partes responsables de cada tarea en cada cláusula de la norma o al lado de ella de las que son responsables. También se espera que el equipo directivo elija un organismo de certificación para fines de auditoría externa.

Puede crear cualquier número adecuado de equipos de trabajo; sólo asegúrese de que estén bien familiarizados con los procedimientos de SGC ya existentes dentro de la empresa y los descritos en la ISO 9001. Si no es así, considere la posibilidad de buscar cursos de formación diseñados específicamente para dar a los participantes la conciencia de la norma específica a la que se quiere certificar. Muchas organizaciones ofrecen la opción de traer a su entrenador a su oficina para tener un seminario de equipo completo o un seminario de toda la empresa para ayudar a su organización a familiarizarse con la norma y su propósito dentro de su organización. Es importante que sus equipos de trabajo comprendan la norma porque llenar cualquier posible laguna y actualizar cualquier proceso anticuado es una gran parte de su trabajo. Algunos procesos de la empresa necesitarán ser ajustados o cambiados drásticamente para cumplir con los requisitos de la norma; además de esto, el equipo de tareas también será responsable de documentar estos cambios o cualquier nuevo procedimiento añadido con el fin de auditar el cumplimiento.

Lo ideal sería que un equipo de trabajo discutiera cualquier posible adición o cambio durante las primeras reuniones junto con el procedimiento del SGC, cualquier decisión deberá ser registrada y enviada para su aprobación al Equipo Directivo .

Planificación de sus reuniones de planificación ISO 9001

En general, hay unos cuantos factores principales a considerar antes de empezar las reuniones. El más importante es decidir la implementación del procedimiento deseado de acuerdo con los objetivos del proyecto y establecer las limitaciones de tiempo para todo el proceso. Recuerden que la clave de cualquier reunión efectiva es la preparación, ésta debe manejarse tanto a nivel individual como grupal si se quiere ver resultados productivos.

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