¿Cuáles son las diez formas más sencillas de mejorar su SGC?

Mejorar su sistema de gestión de calidad es más simple de lo que cree. Al aprender sobre las formas de mejorar, ya está en el camino de lograr el éxito con su organización o la formación de los auditores. Siga estas 10 simples sugerencias y verá los cambios.

10 maneras sencillas de mejorar su sistema de gestión de calidad

1. Comprometerse a mejorar

Para que cualquier SGC mejore, es esencial que todos se comprometan a buscar problemas, evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos e implementar ideas mejores y mejoradas. La dirección debe ser la primera en hacer este compromiso y si la dirección «camina la charla» entonces todo el mundo la seguirá.

2. Analizar y evaluar el QMS actual

Es necesario que las organizaciones examinen más de cerca sus prácticas actuales a fin de identificar cualquier laguna entre lo que se está haciendo y lo que debería hacerse. Esto puede lograrse entrevistando a los trabajadores en los puntos de control críticos, revisando los procedimientos y registros y observando cómo se están produciendo los procesos. Hay que identificar, eliminar o mejorar toda medida que no añada valor al proceso, al sistema o a la organización.

3. Incluir a todos en los programas de entrenamiento

Un SGC no es responsabilidad de una persona o de un departamento. Todos deben participar en la mejora de la calidad de los productos, servicios y procesos.

Las organizaciones deben establecer un programa de capacitación para los nuevos empleados y los ya existentes. Estos programas deben promover el conocimiento, producir habilidades y capacidades y reducir la resistencia al implementar nuevas ideas de mejora.

4. Definir metas y objetivos claros

El SGC debe apuntar a alcanzar objetivos específicos. Si no se traza un camino claro, existe el riesgo de que la gente trabaje muy duro pero en diferentes direcciones. Se debería dedicar tiempo a asegurar que todos conozcan estos objetivos, cómo se lograrán, cómo se medirán y periódicamente se les debería informar de dónde se encuentra la organización en relación con estos objetivos.

5. Usar los indicadores clave de rendimiento correctos

Las organizaciones necesitan seleccionar y revisar cuidadosamente sus KPI$0027s (Key Performance Indicators). Los KPI$0027s permiten a una organización saber cuán eficientes y efectivos son los procesos, e indican dónde podrían estar los posibles problemas. Si no dan una imagen general real de dónde se encuentra la organización en lo que respecta a la calidad, entonces se debe echar otro vistazo para cambiar o mejorar qué y cómo se está midiendo el rendimiento.

6. Escuchar la sugerencia

Crear un sistema que promueva que los trabajadores y los clientes compartan ideas de mejora. Muchas grandes ideas de mejora vienen directamente de las personas que procesan un producto o de las personas que realmente lo utilizan.

7. Dar crédito

Dar crédito a quienes lo merecen fomenta la participación en toda la organización y motiva a los trabajadores reconociendo su trabajo y sus ideas. La compensación o el reconocimiento no deben ser necesariamente monetarios, un simple reconocimiento público en las reuniones de trabajo puede tener grandes efectos para levantar la moral de los trabajadores.

8. Hacer el sistema simple

Un SGC extremadamente complejo y sobrecargado de documentos no es necesariamente el mejor. Si los documentos y procedimientos son largos y complicados, es muy probable que la gente nunca los use.

Evalúa el sistema y asegúrate de que tiene sentido y que es lo más simple posible.

9. Crear grupos de calidad

Algunas organizaciones tienen dificultades con los trabajadores de diferentes departamentos o áreas que son reacios a compartir información. Reuniendo a personas de diferentes áreas para evaluar los procesos y recomendar mejoras, se puede lograr una comunicación abierta y más eficaz entre áreas que operativamente parecen estar separadas.

10. Tener una actitud de calidad

Para alcanzar los objetivos que se han fijado, las organizaciones deben identificar y detectar los problemas y las debilidades, pero deben centrarse en las mejoras. Si los directivos se centran constantemente en los fallos y defectos y no en cómo eliminarlos o mejorarlos, nunca se logrará la actitud y la mentalidad adecuadas para la calidad.

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