Consejos para la aplicación de la norma ISO 9001

Para que las organizaciones puedan aplicar con éxito un sistema de gestión de la calidad (SGC) ISO 9001 que ofrezca confianza a los clientes y sirva de instrumento para la mejora continua, el proceso de aplicación debería asumirse como un proyecto, siguiendo estos pasos y recomendaciones:

Paso 1: Nombrar un equipo.

  • La administración debería nombrar un pequeño equipo compuesto por una persona de alto nivel de cada departamento para el desarrollo del sistema.
  • Hay que designar un coordinador.
  • El equipo debe someterse a una capacitación de concienciación y documentación sobre la familia de normas ISO 9000 con una organización de capacitación profesional.

Paso 2: Realizar un análisis de la brecha

  • Comience con un diagrama de flujo que muestre cómo circula actualmente la información, desde la realización del pedido por parte del cliente hasta la entrega del producto o servicio.
  • Sigue con un diagrama de flujo de actividades en cada departamento.
  • Formular una lista de los procedimientos e instrucciones de trabajo existentes para las actividades más relevantes de cada departamento.
  • Pueden añadirse otras actividades y procesos que se consideren pertinentes en este momento.
  • Identificar las lagunas a lo largo de este proceso.
  • Debería prepararse un plan de acción con plazos concretos para colmar las lagunas identificadas durante este ejercicio y adoptar medidas según lo previsto.

Paso 3: Preparar la documentación

  • Los procedimientos deben limitarse a la documentación necesaria.
  • Los procedimientos y registros adicionales sólo deben concebirse si añaden valor al sistema.
  • Involucrar a todo el personal interesado en la elaboración de los procedimientos e instrucciones de trabajo aplicables a sus áreas.
  • La documentación debe reflejar la práctica actual y no las ideas de lo que se debe aplicar.
  • De ser necesario, deben crearse nuevos formularios y listas de verificación; de lo contrario, se adoptarán los ya existentes en la medida de lo posible.

Paso 4: Capacitar y poner en práctica

  • Entrena a todos los empleados. Todos deben conocer sus responsabilidades para implementar y mantener con éxito el SGC.

Paso 5: Realización de la auditoría y mejora interna

  • Algunos directivos y miembros del personal deben ser capacitados por un instructor profesional para llevar a cabo la auditoría interna.
  • Realizar la primera auditoría interna aproximadamente tres meses después de la implementación.
  • Corrija cualquier brecha encontrada durante la auditoría.
  • Una vez que el sistema se estabilice, deberán realizarse auditorías internas a intervalos planificados.
  • Para mejorar el sistema de auditorías internas, los datos de la retroalimentación de los clientes, los datos de supervisión de los procesos y productos, las pruebas del logro o no de los objetivos de calidad,

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