Comprensión de los conocimientos de la organización en el contexto de la norma ISO 9001:2015

¿Qué es lo que hace que su compañía se destaque entre la multitud? ¿Cuál es su clave para el éxito, que gana clientes y le mantiene por delante de la competencia? Lo más probable es que sea su conocimiento de la organización. Entonces, ¿cómo puede la norma ISO9001:2015 ayudar a proteger su Conocimiento de la Organización?

¿Cómo puede proteger su conocimiento organizativo?

El conocimiento es uno de los activos más importantes de una organización. El conocimiento es irreemplazable, y la forma en que este conocimiento es generado, compartido y utilizado por su gente determina fuertemente la productividad y el éxito de una organización.

Hasta hace poco, las organizaciones tenían pocos o ningún proceso para gestionar sus conocimientos; cada vez se pierden más posibilidades y se hace poco por alentar los esfuerzos por generar y compartir nuevos conocimientos.

Debido a la importancia de la gestión de los conocimientos dentro de las organizaciones, la norma ISO 9001:2015 introdujo una serie de requisitos al respecto.

En su cláusula 7.1.6, la norma establece que:

  • La organización determinará los conocimientos necesarios para el funcionamiento de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.
  • Este conocimiento se mantendrá y se pondrá a disposición en la medida en que sea necesario.
  • Al abordar las necesidades y tendencias cambiantes, la organización deberá considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas.

Según la norma ISO 9001:2015, el conocimiento organizativo es la información necesaria que se utiliza y comparte para alcanzar los objetivos de la organización y hacerla más eficaz .

Debido a que este es un tema nuevo introducido en la ISO 9001:2015, es importante entender los diferentes tipos de conocimiento que hay, estos pueden ser.

Tipos de conocimiento

Explícito

La explicidad es el conocimiento que se denomina el Saber-qué . Este conocimiento suele estar documentado o puede ser fácilmente documentado y compartido. Se puede encontrar en documentos, memorandos, bases de datos, etc.

Tácito

El tácito se conoce como el Know-how y es un conocimiento de naturaleza personal. Se basa en la experiencia y depende del contexto. Este tipo de conocimiento es más difícil de documentar y articular porque se encuentra en la mente de los diferentes interesados. Hay formas de recuperar y compartir este conocimiento (al menos parte de él), sin embargo, el tamaño de la organización y la complejidad de las estructuras dentro de la organización determinarán la dificultad de esta tarea.

Incrustado

El conocimiento que se encuentra en los procesos, la cultura, la rutina, etc., está incrustado. Embebido es usualmente el conocimiento más difícil de entender y cambiar.

¿Cuáles son los beneficios de la aplicación de los procesos de gestión de los conocimientos de la organización?

Es importante que las organizaciones pongan en marcha procesos para gestionar estos conocimientos y utilizarlos para beneficiar y lograr el éxito de la organización. La aplicación de procesos de gestión de los conocimientos puede ayudar a la organización a..:

  • Aprovechando las lecciones aprendidas. Los accidentes y los casi accidentes pueden contener numerosas lecciones aprendidas. Estos conocimientos deben ser recuperados, documentados (si es posible), pero sobre todo, deben ser compartidos para evitar futuros accidentes, no conformidades, etc.
  • Identificar a los expertos en cualquier área/tema en particular. Estos expertos pueden estar en cualquier lugar de la organización, por ejemplo, con el paso de los años, un maquinista puede adquirir conocimientos sobre el equipo que no se encuentran en los manuales
  • Implementar programas para llevar a cabo sesiones de entrenamiento en el trabajo y tutorías
  • Recuperación y documentación de los conocimientos para la eficiencia y la eficacia de los procesos
  • Desarrollo de matrices de competencias para mejorar los procesos de selección, formación y programas de competencias
  • Planificar las actividades de sucesión de manera que se pueda retener el conocimiento personal y tácito

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