¿Cómo prepararse para su auditoría ISO 9001:2015?

Si su compañía está en proceso de certificarse con la ISO 9001:2015, probablemente se pregunte: «¿Qué tenemos que hacer para asegurarnos de que estamos preparados?» No hay peor sensación que la de estar atrapado en medio de una auditoría sin estar preparado, especialmente si es para una certificación ISO. Una planificación y preparación consistentes pueden asegurar que nunca serás sorprendido sin estar preparado, pero por supuesto, el hecho es que la ISO 9001:2015 incluye una serie de nuevos requisitos. A continuación, hemos cubierto algunas de las preguntas más frecuentes que las organizaciones tienen cuando se preparan para una auditoría ISO 9001:2015.

¿De qué se trata el contexto de su organización?

Esta pregunta es el punto de referencia de la ISO 9001:2015 y aparece en la sección 4.1. En la pregunta estándar se utiliza el término «contexto», pero esto podría traducirse fácilmente a «Ambiente de Negocios». Simplemente es pedirle que entienda el ambiente en el que su organización está operando. Le pide que identifique las influencias internas y externas de su organización. Estas preguntas sobre el «contexto» se dirigen normalmente a la alta dirección y al equipo responsable del SGC. El auditor buscará un examen claro de las fuerzas que actúan dentro y alrededor de la organización. Algunas organizaciones utilizan un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) para ayudarles a controlar esto, pero no es un requisito. Lo que los auditores aprendan aquí será una aportación clave para el análisis de riesgos.

¿Quiénes son sus interesados y cuáles son sus requisitos?

Esta pregunta se relaciona con la 4.2 y trata de asegurar que las organizaciones entiendan quién puede verse afectado por su organización y quién tiene requisitos para ellas como organización. El término «partes interesadas» también podría denominarse «interesados». El auditor siempre se asegurará de que se ha identificado una gama razonable de partes interesadas, junto con sus correspondientes requisitos.

Estos dos primeros requisitos nos llevan ahora a los principales requisitos que rodean al riesgo en la sección 6.0 Planificación.

¿Qué riesgos y oportunidades se han identificado en relación con lo anterior , y qué se está haciendo al respecto?

Tanto los riesgos como las oportunidades podrían llamarse con precisión la base de la ISO 9001:2015. No menos de otras 13 cláusulas se refieren a los riesgos y oportunidades, lo que las convierte en la sección más «conectada» de la norma. Si una organización hace un trabajo deficiente en la identificación de riesgos y oportunidades, entonces el SGC no puede ser efectivo.

¿Cómo estás trabajando para alcanzar tus objetivos de calidad?

Los objetivos de calidad mensurables no son nuevos en la ISO 9001. Lo que sí es nuevo es el requisito de planificar acciones para hacerlos realidad. Los planes pretenden ser específicos y accionables, abordando las acciones, los recursos, las responsabilidades, los plazos y la evaluación de los resultados.

¿Cómo se ha integrado el SGC en los procesos empresariales de la organización?

Esta pregunta se hace directamente a la alta dirección (véase la sección 5.1.1c), ya que ellos tienen la responsabilidad general de asegurar que esto ocurra. La norma ISO 9001 se está convirtiendo en un sistema de gestión más estratégico. No se trata sólo de asegurar que los productos o servicios cumplan con los requisitos. La norma trata sobre la gestión de todos los aspectos de su negocio utilizando un pensamiento basado en el riesgo y la mejora continua.

¿Cómo capturar y utilizar los conocimientos de la organización ?

La ISO 9001:2015 quiere que las organizaciones aprendan de sus experiencias, tanto buenas como malas. Esto puede hacerse por diversos medios: informes de proyectos, entrevistas de salida, reuniones de personal, revisiones y comentarios de clientes, examen de datos, registros de lecciones aprendidas. La forma en que la organización capte los conocimientos depende de ellos, pero el proceso debe ser claro y funcional. Los conocimientos también deben mantenerse y ser accesibles. Estos deben ser documentados de manera que su institución pueda crear su propia «Base de conocimientos».

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes al prepararse para una auditoría ISO 9001:2015. Esperamos que esto le haya dado una comprensión más clara de cómo usar la norma para asegurar un resultado exitoso para su organización.

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