Cómo mejorar la eficiencia de los laboratorios

«Trabaja más inteligentemente, no más duro», no es sólo una frase, es una filosofía que puede realizarse a través de la evaluación de la eficiencia. Según el Diccionario Merriam-Webster, la eficiencia se define como la operación efectiva medida por una comparación de la producción con el costo; la relación entre la energía útil suministrada por un sistema dinámico y la energía suministrada al mismo. Mejorar la eficiencia de una organización debería ser el objetivo de todo propietario y gerente de empresa.

Muchas personas tienden a relacionar el aumento de la eficiencia con atajos que reducen la calidad de los productos y servicios. Esto no es cierto. La eficiencia es simplemente una gestión eficaz del tiempo y los recursos. Eso es todo. El objetivo es eliminar las ineficiencias y hacer que los procesos sean más consistentes (fiables), repetibles y reproducibles. En teoría, mejorará la calidad. Aproveche el tiempo al máximo, invierta en mejorar la eficiencia.

Dirigir un laboratorio se parece mucho a la gestión de un proyecto. Hay tres factores importantes que deben equilibrarse constantemente: el alcance, el costo y el tiempo. Utilizando una combinación ligera de los principios de la gestión de proyectos y la ingeniería de sistemas, se ofrecen los siguientes consejos para influir e inspirar la facilitación de una tarea en la que el objetivo es mejorar la eficiencia.

01. Afina tu proceso

La mejor manera de aumentar la eficiencia es reducir el tiempo que se tarda en completar un proceso. La forma más común y eficaz de reducir la duración del proceso es eliminar las ineficiencias. Para lograrlo, será necesario evaluar los procesos de laboratorio.

Crear un esquema y dibujar un diagrama de flujo que identifique cada paso del proceso. Piense en el proceso como un sistema, donde las entradas se convierten en salidas. Mantenga los pasos en orden. Esto ayudará durante la evaluación.

Con el bosquejo y el diagrama de flujo desarrollados, realice una evaluación de principio a fin. Usar un cronómetro y registrar el tiempo de inicio y parada de cada tarea. Lleve un cuaderno de notas y tome notas de las observaciones hechas durante el recorrido. Mientras hace las observaciones, busque eficiencias, errores y tareas redundantes.

Después de que la caminata se complete, evalúe los hallazgos. Realice una evaluación de arriba a abajo y de abajo a arriba. Elimine las tareas innecesarias, las ineficiencias y la redundancia. Evaluar si se pueden realizar múltiples tareas simultáneamente. Evaluar la duración de cada tarea y determinar si se pueden realizar en menos tiempo sin afectar a otros pasos del proceso.

Utilizar el proceso de evaluación para identificar problemas y limitaciones. A continuación, formular soluciones y rediseñar el proceso. Poner en práctica el nuevo proceso, realizar otra evaluación de paso y verificar los resultados. Determinar si las soluciones propuestas fueron un éxito o no. Si no lo fueron, reevaluar y repetir el proceso hasta que se logre el resultado deseado.

Cuando se aplique el proceso más eficiente y se verifique su éxito, valide el nuevo proceso y modifique los procedimientos operativos estándar necesarios. Supervisar el rendimiento del nuevo proceso a lo largo del tiempo. Buscar constantemente nuevas formas de mejorar la eficiencia del proceso.

02. Asigna tus recursos

La asignación de recursos es un aspecto de la gestión que suele pasarse por alto. Sin embargo, es una tarea crítica que debe realizarse para aumentar la eficiencia. Los beneficios de una asignación adecuada de los recursos son un aumento directo de la productividad y una reducción de los gastos de explotación.

Estaciones de trabajo

Mira las estaciones de trabajo de los empleados. Determine si están efectivamente preparados para realizar el 80% del trabajo requerido (piense en el Principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20) sin movimiento o desplazamiento mínimo. Si no es así, rediseñe la estación de trabajo.

Por experiencia, una vez tuve personal administrativo que viajaba por el edificio para recuperar papeles de la impresora. Con un promedio de 62 segundos cada viaje de ida y vuelta y una media de 30 viajes al día, estábamos perdiendo aproximadamente 31 minutos de productividad por persona. El diseño de una estación de trabajo eficaz marca la diferencia.

Programación

Programar el trabajo y los recursos es otra tarea crítica que puede aumentar la eficiencia. Aunque es tediosa y engorrosa, la programación debe realizarse para evitar los peligros de la autonomía. Además, la programación es la tarea que presenta el mayor riesgo de afectar a una organización desde el punto de vista financiero.

Al considerar la calibración del equipo interno, ya sea que se le dé servicio interno o externo, piense en programar el servicio en un momento en que el uso del equipo sea menos frecuente y probable. Esto ayudará a evitar retrasos en el tiempo de respuesta del trabajo de laboratorio, lo que afecta directamente a la satisfacción de los clientes e influye en la retención de los mismos.

Para controlar el flujo de trabajo del laboratorio, programar servicios de calibración para los clientes. Ofrecer a los clientes incentivos para presentar el equipo cuando sea conveniente para el laboratorio. Es mucho más fácil y eficiente dar servicio a cientos de artículos similares al mismo tiempo, que tener una gran diversidad de equipos para dar servicio. Programar las fases del trabajo entrante sobre una base mensual o trimestral para asegurar la alineación con las necesidades de los clientes.

Preparación

La preparación es otro factor que influye en la eficiencia. Asignar adecuadamente los recursos, como se ha explicado anteriormente, aumentará la preparación. Los clientes no prefieren que se les informe de que no se pueden realizar servicios de calibración debido a que el equipo está fuera para la calibración o en otra instalación que se utiliza para prestar servicio a un cliente diferente.

03. Entrenamiento de manejo del tiempo

La capacitación de los empleados es una tarea que debe ser rutinaria y redundante para ser efectiva. La mayoría de los empleadores facilitan programas de capacitación que se centran principalmente en el conocimiento y las habilidades relacionadas con el trabajo. No es común que los empleadores den importancia a la gestión del tiempo como una habilidad. Sin embargo, la capacitación de los empleados para administrar su tiempo de manera efectiva puede tener un impacto significativo en la eficiencia.

Observar las acciones de los empleados en su entorno de trabajo y evaluar su nivel de productividad y calidad. Identificar qué empleados son los de mejor desempeño. Estos empleados son el factor clave que influirá en un programa de formación donde el enfoque es la gestión del tiempo como método para mejorar la eficiencia. Observando las acciones y la retroalimentación de los empleados con mejor desempeño, sus conocimientos pueden ser utilizados para entrenar a otros a realizar tareas de manera similar. Recuerden, las acciones repetibles y reproducibles mejorarán la eficiencia y la calidad.

Imagina un laboratorio en el que cada empleado es un gran trabajador. Demasiadas veces, los gerentes permiten que sus empleados se vuelvan complacientes y autónomos. Cuando cada empleado opera su propio programa independiente, la eficiencia es inexistente y la calidad no está controlada. Tómese el tiempo para incorporar el entrenamiento de gestión del tiempo y establecer objetivos. Esto beneficiará a la organización en su conjunto.

Los negocios, sin importar su composición, son máquinas destinadas a generar ingresos. Una máquina más eficiente será más productiva y más rentable. Todos los empleados deben rendir a un nivel similar para aumentar la eficiencia del sistema a un nivel holístico; la suboptimización sólo creará problemas adicionales.

La gestión es una ciencia. Es responsabilidad de la gerencia asegurar que sus empleados se desempeñen a un nivel óptimo para beneficiar a la organización y a los clientes a los que sirve. Cuando la gerencia no busca una mejora constante, no está administrando de manera efectiva. Los rasgos son típicamente transferibles de una habilidad a otra. Si un directivo no está gestionando eficazmente el tiempo, lo más probable es que tampoco esté gestionando eficazmente el costo y la calidad.

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