Características de un excelente proceso de auditoría interna

Todos los sistemas de gestión exigen que las organizaciones realicen auditorías internas para obtener información que demuestre el grado de cumplimiento de los requisitos. En otras palabras, las auditorías internas comprueban la práctica con respecto a las políticas, procesos y procedimientos y documentan exhaustivamente cualquier diferencia.

Aunque las auditorías internas son un instrumento importante para que las organizaciones evalúen sus sistemas de gestión y descubran las esferas que necesitan atención, para muchos este proceso induce una enorme cantidad de tensión. Para que las auditorías sirvan de medio para identificar las lagunas y las soluciones eficaces, es esencial que éstas sean formales, planificadas y organizadas. Otras características fundamentales que deben tener las auditorías internas son:

Están programados

Las auditorías sorpresa no son bienvenidas por nadie. Se debe establecer un calendario y comunicarlo a todos, preferiblemente a principios de año. No es necesario auditar todos los procesos a la vez; se pueden auditar diferentes procesos en diferentes momentos del año, las organizaciones sólo necesitan asegurarse de que al final del año se han auditado todos los procesos.

Los auditores son competentes

Los auditores deben demostrar un conocimiento profundo de la norma que están auditando y deben tener una comprensión de los procesos que se están auditando. Deben ser objetivos e imparciales; esto significa que no pueden auditar un proceso que gestionen o controlen. Las grandes organizaciones suelen contar con un equipo de auditores capacitados, pero eso no es necesario; una alternativa es contratar los servicios de un consultor externo para realizar las auditorías internas.

Están planeados

La auditoría debe ser confirmada con el propietario del proceso. En esta etapa el auditor debe examinar los procedimientos y las conclusiones o cuestiones anteriores relacionadas con el proceso auditado. Se puede buscar una lista de verificación con una lista predeterminada de preguntas para utilizarla durante la auditoría; esta lista de verificación debe proporcionarse al auditado para que tenga tiempo de organizar cualquier información.

Se lleva a cabo de manera objetiva y amistosa

Una auditoría debe comenzar con una reunión de apertura con el auditor y la(s) persona(s) auditada(s). Se recomienda que el auditor trabaje sistemáticamente a través de la lista de control o procedimiento, mientras revisa los registros, observa el proceso, analiza los datos del proceso y habla con los empleados. Durante la auditoría, el auditor debe discutir los hallazgos con la entidad auditada antes de registrarlos.

Se registran los resultados de la auditoría

Una reunión de cierre con el auditado es fundamental para que la información no se retrase. Aquí el auditor debe señalar las posibles debilidades y áreas de mejora. Los hallazgos y sus detalles (que incluyen las no conformidades, las áreas positivas y las áreas de mejora) deben registrarse y comunicarse a la(s) entidad(es) fiscalizada(s) y a la dirección.

Los hallazgos son monitoreados

El auditor es responsable de asegurar que

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