Auditoría de sistemas de gestión múltiples e integrados: Parte 1

Esta columna cubrirá los antecedentes y la importancia de la auditoría de los sistemas de gestión múltiples e integrados, las ventajas y desventajas que tienen las organizaciones al integrar y auditar sus sistemas. Y ajustar sus programas de auditoría para que se ajusten a la nueva realidad de los sistemas de gestión múltiple e integrada (intMS) cada vez más frecuente hoy en día.

La adopción de sistemas de gestión formales ha aumentado drásticamente en los últimos decenios, y un número cada vez mayor de organizaciones han puesto en práctica sistemas de gestión múltiples . Las organizaciones reconocen cada vez más las ventajas y eficiencias que se derivan de su integración, ya sea total o parcial.

La integración era más difícil antes de la armonización de las normas de la ISO, que ahora se rige por el Anexo SL de la ISO, la estructura de alto nivel que proporciona una estructura idéntica, un texto y términos y definiciones comunes para las normas de los sistemas de gestión del futuro. Esto garantizará la coherencia entre las futuras normas de sistemas de gestión y las revisadas, y hará que su integración y uso integrado sea más sencillo. Esto se pone de relieve en la reciente adopción de las normas ISO 9001 e ISO 14001: 2015, y de la ISO 45001, la Norma del Sistema de Gestión de la Salud y la Seguridad en el Trabajo de la ISO, y la más reciente de la ISO.

Con la adición de cada sistema de gestión, los recursos de auditoría necesarios para asegurar su eficacia podrían, sin esfuerzos de integración y racionalización, duplicarse aproximadamente. Las organizaciones que cuentan con un SGC, un SGA y un SGSSH podrían triplicar los recursos de auditoría, incluido el tiempo, utilizados con respecto a los de un solo sistema.

Para los 2-3 auditores comúnmente utilizados por sistema, 6-9 auditores pueden ser necesarios para aquellos con un QMS, EMS y HSMS. Para aquellos que utilizan 3 o más miembros del equipo de auditoría, imagínese el ejército de auditoría que esto crea, sin mencionar el tiempo necesario para auditar sistemas separados, y la interrupción de la organización.

Considerando todas las demás organizaciones financieras, de clientes, de cadena de suministro y otras auditorías que se someten, y se puede entender por qué muchas organizaciones están «cansadas de las auditorías»!

Auditorías integradas

Los profesionales que han realizado auditorías integradas reconocen que pueden ser mucho más eficientes. El proceso que se examina, junto con todos sus controles; ambientales, de salud, de seguridad y de calidad; tiene que ser evaluado una sola vez.

Hay menos duplicación de esfuerzos durante las fases de planificación, ejecución e incluso seguimiento de la auditoría. Otras eficiencias, a menudo imprevistas, se descubren o revelan una vez que una organización comienza a recorrer el camino del sistema de gestión integrada, y es otra ventaja más de la auditoría integrada.

Por lo general, la integración de los sistemas de gestión permite a la organización reducir al mínimo la duplicación y la redundancia de esfuerzos, racionalizar o aprovechar el uso de sus recursos limitados y reducir o eliminar la superposición de responsabilidades. La reducción al mínimo de la duplicación y la redundancia de esfuerzos se traduce en importantes ahorros de costos, aumentos de productividad, reducciones de riesgos y una mayor eficacia y eficiencia que el intMS está diseñado para lograr.

En lo que respecta al registro de los sistemas de gestión de información, los encargados del registro deben conferir ahorros al auditar y certificar los sistemas de gestión de información mediante las mismas eficiencias y esfuerzos de racionalización que logran las organizaciones a nivel interno.

Desventajas de las auditorías integradas

Si bien son muchas las ventajas de la aplicación y la auditoría de la intMS, es importante reconocer que también hay desventajas.

Si una organización solicita la inscripción de un tercero en una o más normas, el incumplimiento de un requisito de una norma puede trasladarse a otra norma. En el peor de los casos, si la falta de conformidad es grave, todas las inscripciones podrían correr peligro a menos que se adopten medidas correctivas eficaces.

Otra desventaja es la curva de aprendizaje y la capacitación que conlleva, que probablemente será un ajuste para los funcionarios, muchos de los cuales no estarán familiarizados con los requisitos de todos los sistemas de gestión que intervienen en la IntMS.

Por ejemplo, el personal de Calidad puede estar íntimamente familiarizado con los requisitos de la norma ISO 9001, y al mismo tiempo necesitar una amplia y quizás costosa capacitación sobre la norma ISO 14001. Lo mismo ocurrirá con el personal de la OSSM, y viceversa para cada función del personal.

En la próxima entrega de esta columna, nos sumergiremos en la mecánica y la logística de la auditoría de intMS, así como proporcionaremos consejos y técnicas para ayudar a mejorar la eficacia y la eficiencia del equipo de auditoría de intMS.

Sobre John Grosskopf: Desde que el Dr. Deming lideró el cambio de paradigma de calidad y medio ambiente en General Dynamics a finales de los 80, John ha sido un fuerte defensor de los sistemas de gestión (MS). Ha sido pionero en los avances en la auditoría, la integración de la EM, un contribuyente principal a dos normas nacionales de EM, y ha dirigido el desarrollo, la aplicación y la mejora de cientos de EM en los sectores público y privado. Es un auditor acreditado de EMS, HSMS y QMS (acreditaciones pendientes), un autor publicado, instructor/entrenador, y ha presentado ampliamente sobre la EM. A través de su empresa,

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