Un consejo para probar la legibilidad de sus informes de auditoría

 

Me sentí como un perdedor literario en la secundaria y preparatoria. No fue que reprobé la clase de inglés, es solo que no me inspiró. Recuerdo que me dieron tareas que, en mi opinión, parecían fáciles. Lee un libro. Escribe un reporte. Explica el tema, la trama, los personajes y las lecciones aprendidas. Una tarea bastante simple.

Luego vino la advertencia de la bola curva. Tenía que ser un millón de páginas de largo.

Aquí es donde siempre me parecería tropezar. Como una persona que se inclina lógicamente, me gusta ser claro, conciso y la mayoría de las veces rápido. Creo que deberías poder resumir algo de manera concisa y seguir adelante.

Por lo tanto, la longitud de mis informes escritos siempre fue corta. La consecuencia fue típicamente una penalización de grado de letra. A se convirtió en B, B se convirtió en C … entiendes el punto.

El contenido de su informe debe ser claro

Cuando llegué a la escuela secundaria, comencé a hacer preguntas. Me preguntaba si había algo mal con el contenido. Después de preguntar, profesor tras profesor dijo que el contenido de mis informes escritos era excelente. Pero no escribí lo suficiente.

Este tema continuó durante mis años universitarios. Los profesores exigieron cierta longitud de página para comunicar un punto. Esto fue confuso y frustrante. Era un problema continuo, hasta que me uní a la fuerza laboral.

En los negocios, aprendí, la gente quería contenido que fuera rápido y conciso. Un amigo que resultó ser socio de una firma de contadores públicos me dio un consejo. Me dijo que escribe como hablo. Y no, no estaba diciendo que escribiera con un ligero acento sureño. Con eso quiso decir, escribir con un tono de conversación.

Mientras mis compañeros de trabajo luchaban por escribir informes, notas, etc., prosperaba.

Los informes comerciales deben ser objetivos, objetivos, claros y concisos. Las palabras que escribes tienen que tener sentido para una amplia gama de audiencias. A menudo, llenamos informes con jerga corporativa, términos técnicos y otro lenguaje que puede requerir la comprensión de un intérprete. Colocar grandes palabras en los informes solo por tener grandes palabras no nos hace parecer inteligentes. Hacer esto hace que nuestros informes no sean más que un pisapapeles no leído.

Si solo hubiera una manera de probar la legibilidad (o comprensibilidad) de los documentos comerciales antes de presionar el botón enviar o imprimir. Afortunadamente, Microsoft se ha encargado de eso por nosotros.

Lea sus informes en voz alta

La función se llama Leer voz en voz alta. Y lo hace exactamente como su nombre lo indica. Lee tu texto en voz alta. Entonces, después de escribir tu obra maestra, no te sientes y te maravilles. Abra Microsoft Word, vaya a la pestaña Revisar y seleccione Leer voz en voz alta.

Ahora relájate y escucha lo que has escrito. Si tu escritura fluye como una conversación, has hecho un buen trabajo.

Adelante, inténtalo. Déjame saber lo que piensas.

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