Tres preguntas asesinas para clientes de auditoría interna

Tres preguntas asesinas para clientes de auditoría interna

 

Tres preguntas asesinas para clientes de auditoría interna

Hacer preguntas (observación e indagación) es una de las habilidades de auditoría interna más críticas. Permite a los auditores comprender los procesos, evaluar objetivamente la función y llegar a conclusiones lógicas con respecto a la efectividad y eficiencia de las operaciones. Es importante, pero a menudo es difícil mantenerse objetivo cuando se intenta comprender el proceso de un cliente. Se vuelve fácil ser víctima del «sesgo de confirmación». Esta es la práctica de hacer preguntas que confirman nuestras creencias. Por ejemplo, si un área es conocida por fraude, los auditores pueden limitar las preguntas a los procesos circundantes donde históricamente se han producido fraudes conocidos. Al hacer esto, se ignora el proceso total y los auditores corren el riesgo de no centrarse en los riesgos reales en el área.

Así que aquí están las tres preguntas asesinas

  1. ¿Para qué es el proceso (proceso de inserción)?

  2. ¿Quién más está involucrado en el proceso?

  3. ¿Cómo mejorarías el proceso?

Ahora vamos a ponerlos en contexto.

¿Para qué es el proceso (proceso de inserción)?

Es importante ser extremadamente objetivo al explorar un nuevo proceso. Al hacer la pregunta abierta, «para qué es el proceso …» dice que está abierto a recibir lo que el cliente tiene que decir.

Por ejemplo, suponga que está comenzando una auditoría del proceso de nómina y se está reuniendo con un empleado de procesamiento de nómina. Le han dicho que ella maneja específicamente los impuestos sobre la nómina. Podrías comenzar diciendo:

“Entiendo que manejas los impuestos sobre la nómina. Cuéntame más sobre eso.»

 

Bueno, lo que obtendrá es una respuesta directa sobre los impuestos sobre la nómina.

Por otro lado, decir: «¿Cuál es el proceso de nómina y dónde encaja en él?», Obtendrá una respuesta diferente.

Primero, el segundo en realidad es una pregunta. En segundo lugar, le está pidiendo al secretario que describa todo el proceso tal como lo ve. Esto le brinda, como auditor, la oportunidad de obtener una perspectiva de las dependencias entrantes y salientes desde el punto de vista de esta persona. Ahora, cuando haces eso con todos, puedes armar las piezas del rompecabezas de manera efectiva. Además, alguien puede mencionar un paso que es un cuello de botella en el proceso para ellos. Esto le brinda la oportunidad de explorarlo y proporcionarles una resolución o una respuesta de por qué existe el cuello de botella.

Creo que es extremadamente importante preguntar sobre todo el proceso cuando se discuten funciones con el personal. Esto incluye sus deberes directos, así como los procesos dependientes. Esto proporciona al auditor una buena comprensión no solo del proceso real sino también de cómo el personal percibe el proceso. Con esta comprensión, el auditor podrá identificar más cuellos de botella mientras crea buena voluntad con varios miembros del personal involucrados en el proceso.

¿Quién más está involucrado en el proceso?

¿Alguna vez ha estado auditando un proceso solo para descubrir que estaba hablando con la persona equivocada o que el proceso fue más complejo de lo que inicialmente pensó? Dejame darte un ejemplo. Recuerdo haber entrevistado a un empleado de cuentas por pagar en una organización durante aproximadamente una semana. Durante ese período de tiempo, cubrimos el proceso de principio a fin, o eso pensábamos. Con nuestra comprensión del proceso, avanzamos hacia pruebas detalladas. En algún momento durante las pruebas, nos enteramos de otra unidad en una ubicación remota (ahora recuerde que todo … bueno, casi … estaba centralizado) que procesaba las verificaciones manuales. La actividad fue tan pequeña que solo informaron trimestralmente a la sede. No hicimos la simple pregunta, quién más está involucrado, y nadie nos dijo. La información no se «retuvo», sino que se omitió involuntariamente.

La identificación de todas las partes en el proceso ayuda a garantizar que usted, el auditor, comprenda bien el entorno operativo. La pregunta, «quién más está involucrado …» puede formularse de muchas maneras diferentes para determinar las interdependencias. Por ejemplo, podrías preguntar:

  • ¿Dónde se origina la información contenida en este informe?

  • ¿Quién recibe este informe?

  • ¿Proporciona estos datos a otros grupos o departamentos?

¿Cómo mejorarías el proceso?

A los auditores les encantan las mejoras en los procesos. Siempre es bueno ayudar a su organización a mejorar lo que hace y cómo lo hace. Las mejores ideas provienen de quienes realizan tareas directamente. Desafortunadamente, esos son típicamente los que la gerencia no escucha. Recuerdo haber trabajado como consultor de procesos de negocios ayudando a las compañías a ahorrar mucho dinero al racionalizar las operaciones. Cada idea vino directamente del personal de primera línea. Simplemente ayudamos a armar las piezas del rompecabezas. Auditores, el personal de primera línea es su mayor aliado para la mejora de procesos. Siempre pregunte «¿cómo mejoraría el proceso?»

Ahí lo tienes, ¿tres preguntas asesinas para hacer a los clientes de auditoría? Hay muchos más.

¿Cuáles son algunos de tus favoritos y por qué son efectivos?

 

Leave a Reply