¿Qué tan efectivo es su programa de denunciantes?

¿Qué tan efectivo es su programa de denunciantes?

 

Pasos clave para llevar a cabo una auditoría efectiva de los programas de denunciantesComo parte de nuestro compromiso continuo de compartir el conocimiento entre los profesionales con los que estamos trabajando, nuestros colegas han compartido amablemente lo que creen que son los mejores pasos para llevar a cabo la auditoría de los programas de denunciantes.

La denuncia de irregularidades es el acto de revelar actividades inapropiadas, a menudo de forma anónima, a las partes dentro o fuera de la organización con el propósito de alertar a las personas que pueden tomar medidas correctivas. Es preferible que ocurra la denuncia de irregularidades dentro de la organización, por lo que la gerencia puede corregir el problema sin los efectos negativos causados ​​por la crisis que la divulgación pública a menudo causa. Los programas de denuncia de irregularidades deben proporcionar un mecanismo para que los empleados, contratistas y proveedores divulguen sus inquietudes de forma discreta y anónima sin temor a represalias.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 Sección 301 exige que las empresas que cotizan en bolsa tengan un programa de denuncia de irregularidades. Pero, ¿cómo sabemos si el programa es efectivo? Después de todo, el propósito de estos programas es fomentar la divulgación de contabilidad cuestionable, controles internos, salud y seguridad, o actividades fraudulentas que puedan afectar negativamente a la organización, sus clientes, accionistas, empleados, inversores o el público en general. Pero si los posibles denunciantes temen sufrir represalias, hostigamiento, alienación, intimidación, discriminación, pérdida de trabajo, estrés o dificultades emocionales, serán reacios a comunicarse con la línea directa de ética para informar problemas.

Desarrollo del programa de auditoría: Al igual que cualquier programa importante, el control del procesador, las líneas directas de denuncia de irregularidades deben ser auditadas. Los siguientes son pasos clave que deben considerarse al auditar estos programas:

1. Revise el protocolo del programa: Asegúrese de que haya una guía clara y específica sobre qué hacer y a quién contactar cuando se reciba una denuncia. El protocolo también debe incluir disposiciones de escalada para abordar situaciones de emergencia.

2. Examine el archivo de la acusación: Verifique que la información se recopile completa y consistentemente para que las investigaciones no se vean afectadas. Los auditores también deben verificar que las identidades de los denunciantes estén protegidas.

3. Revise la composición del equipo de investigación: Esto es importante para asegurarse de que sea multifuncional. El equipo de respuesta debe estar preparado para tomar medidas rápidas y decisivas en caso de actividades cuestionables, para que la investigación se pueda llevar a cabo sin demoras. El equipo de investigación debe estar altamente calificado, tener funciones cruzadas en sus antecedentes y tener una alta integridad.

4. Verificar la autonomía del programa: El programa de denuncia de irregularidades debe ser independiente al contar con una línea de denuncia directa a la junta u otra función de supervisión de alto nivel.

5. Revise el informe de rendimiento: Este paso es esencial para asegurarse de que todos los informes sean precisos, útiles, producidos oportunamente y compartidos de manera restringida. La junta de supervisión (o comité de auditoría) debe acordar el contenido y la frecuencia de los informes. Las opiniones de los empleados son esenciales para el éxito de los programas de denunciantes porque si no lo saben o se niegan a usarlo, el programa es un fracaso.

6. Revise las referencias a documentos clave: El programa de denunciantes debe mencionarse en el manual del empleado, el código de ética y el código de conducta para asegurarse de que se haga referencia al programa de denuncias en estos documentos de política. Esto se sumará a la legitimidad del programa y lo convertirá en un componente permanente de la infraestructura de gobierno corporativo de la organización. Debe quedar claro que las represalias están prohibidas.

7. Verifique el acceso al programa: Asegúrese de que los números de teléfono y fax, la dirección de correo electrónico y los enlaces web sean correctos, estén operativos las 24 horas del día y los 7 días de la semana, y que cuenten con personal calificado.

8. Confirme las calificaciones del personal de administración de casos: El personal debe ser capaz de manejar situaciones estresantes, comunicarse con denunciantes profesionalmente, ser discreto y, en general, tener habilidades superiores de servicio al cliente para recopilar información suficiente y procesable para que se puedan realizar investigaciones justas y exhaustivas.

9. Encuesta a empleados: El objetivo es determinar si los empleados conocen el programa, creen en su utilidad, se sienten a salvo de represalias y creen que la organización está comprometida con la integridad, la transparencia, la equidad y el cumplimiento.

10. Verifique la publicidad del programa: Asegúrese de que el programa de denuncia de irregularidades se anuncie en áreas de alto tráfico. La publicidad también puede incluir tarjetas de visita, imanes, alfombrillas de ratón, tazas, llaveros y el boletín de la compañía. La conciencia también puede aumentar al incluir una nota en los contratos de la compañía y las órdenes de compra, proporcionando recordatorios durante las reuniones de personal y durante los procesos anuales de recertificación del Código de Ética y Conflicto de Intereses.

Los auditores internos deben auditar el programa de denuncia de irregularidades de sus organizaciones para asegurarse de que las percepciones, prácticas y conciencia sean las esperadas y que el programa funcione como debería «.

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