Persuasión: una habilidad esencial para que los auditores internos obtengan altos niveles de aceptación.

Persuasión: una habilidad esencial para que los auditores internos obtengan altos niveles de aceptación.

 

Esta semana, nuestro equipo está discutiendo la importancia de la persuasión y cuán importante es para obtener altos niveles de aceptación al presentar sus hallazgos a la alta gerencia.Cómo hacer que los hallazgos y las recomendaciones sean más persuasivos

La persuasión es un aspecto importante de la auditoría interna que no recibe suficiente atención o cobertura. La tarea de la auditoría interna es verificar que las condiciones y prácticas sean las esperadas, e identificar oportunidades de mejora dentro de las organizaciones. Si el auditor interno identifica problemas pero no puede convencer a las partes interesadas relevantes para que tomen medidas, ¿qué tan efectivo es eso? Desde una perspectiva de salida, el auditor podría estar produciendo muchos informes, tal vez incluso voluminosos. Pero desde una perspectiva de resultados, ese mismo auditor podría considerarse ineficaz debido a la incapacidad de obtener la reacción correcta de la junta y la administración.

La diferencia es la persuasión

La persuasión no es manipulación. Es la capacidad de hacer que otros hagan algo que sea en su mejor interés, pero también en interés de los auditores internos. En este caso, nos referimos a mejorar la gobernanza, la gestión de riesgos, el cumplimiento y la excelencia operativa de la organización.

Además, las pruebas de auditoría generalmente se realizan para responder algunas preguntas clave:

Ø ¿Estamos logrando nuestra misión y objetivos?

Ø ¿Se identifican y mitigan adecuadamente los riesgos correctos?

Ø ¿Los controles están haciendo lo que se supone que deben hacer?

Las pruebas realizadas responden esas preguntas. Si todo es satisfactorio, entonces no hay mucho más que hacer. Pero si se puede mejorar la búsqueda de la misión y los objetivos, o la dinámica que rodea los riesgos y los controles, entonces los hallazgos deben contener los detalles necesarios, y deben presentarse de manera clara y concisa para que la recomendación esté alineada con lo que el cliente de auditoría es más interesado en. Después de todo, es extremadamente difícil persuadir a alguien que no está interesado en lo que estás diciendo. Por lo tanto, los hallazgos y recomendaciones deben presentarse en el contexto de los objetivos comerciales y la misión de la entidad si esperamos ser convincentes y obligar a la gerencia a tomar medidas correctivas.

La persuasión se logra apelando a:

Ø Motivo: Derivado del griego, Logos. Las personas generalmente piensan que son lógicas y razonables.

Ø Carácter: Derivado de la palabra griega Ethos: es más probable que las personas sean persuadidas cuando el presentador (o la fuente de la información) se considera confiable, honesto, inteligente y creíble.

Ø Emoción: derivada del griego, Pathos: la capacidad de persuadir aumenta cuando el presentador expresa sentimientos sobre un tema, recibe una reacción emocional, o ambos.

Debemos recordar que muchos clientes de auditoría están preocupados por los auditores internos. También temen las consecuencias de los resultados de la auditoría, por lo que dicen lo menos posible y proporcionan la menor información posible. Por lo tanto, al tratar de movilizar a la organización, los auditores internos deben considerar no solo la justificación del trabajo realizado, la metodología seguida y los beneficios cuantitativos y cualitativos de las recomendaciones. Deben aprovechar su reputación como expertos en la materia en el campo de la gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento. Pero los auditores internos también deben construir la imagen de ser amigables, atentos y accesibles. Esto no significa que los auditores internos deban participar en un concurso de personalidad.

Los auditores internos también se refieren a menudo a la principal fuerza impulsora de su trabajo: determinar si la organización está logrando sus objetivos y si los controles son efectivos para mitigar los riesgos. Pero cuando se escriben informes de auditoría, con frecuencia el foco está en los controles fallidos, sin explicar el vínculo entre los controles fallidos, la exposición a los riesgos si ocurren y la amenaza para el logro de los objetivos de la organización y, posiblemente, la misión misma. . Esa historia debe ser contada. El mensaje de que «estamos todos juntos en esto» debe transmitirse con frecuencia y coherencia.

Mostrar confianza también es importante. Cuando los auditores internos hacen un buen trabajo, tienen evidencia y hechos para respaldar su posición, es hora de incorporar el elemento emocional de confianza en la ecuación. Esta confianza sobre los problemas y recomendaciones se proyectará en el cliente y los convencerá para que tomen medidas. Entonces, al demostrar su competencia, enfocándose en los hechos, demostrando que realmente se preocupan por sus clientes y refiriéndose adecuadamente al impacto emocional de los errores en los individuos, equipos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, los auditores internos podrán hacer sus observaciones, hallazgos y recomendaciones más persuasivas.

Otro aspecto importante de la persuasión es promover un sentido de urgencia. Para obligar a la acción, pronto, los auditores internos deben inculcar un sentido de urgencia en sus clientes. No por alarmismo, sino demostrando el valor perdido, el costo de oportunidad o el aumento de la exposición si la acción se retrasa. Si los individuos no están lo suficientemente motivados para hacer algo de inmediato, es poco probable que esa persona esté motivada en el futuro. Pero, los auditores internos también deben actuar con un sentido de urgencia en su trabajo, por lo que lideran con el ejemplo.

Los auditores internos generalmente se centran en la razón (por ejemplo, la lógica), el carácter (por ejemplo, la credibilidad) y la emoción en ese orden (con la emoción a menudo jugando un tercio distante), pero deben usar un enfoque equilibrado siempre que sea posible para atraer de manera más efectiva a sus partes interesadas y persuadirlos a tome las medidas apropiadas para cumplir con los requisitos de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de la organización. Después de todo, las personas son criaturas emocionales y para convencerlas de que actúen también debemos apelar a sus necesidades emocionales.

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