La Falacia de Auditoría de Seguimiento

La Falacia de Auditoría de Seguimiento

 

La Falacia de Auditoría de SeguimientoAcaba de completar una auditoría muy compleja. Hubo varios problemas que informar. Algunos problemas tienen soluciones fáciles y otros requieren una cantidad considerable de tiempo y atención. Los planes de acción de la gerencia son muy detallados. Contienen respuestas concisas, asignan partes responsables para solucionar los problemas e incluyen fechas de vencimiento. Entonces, cuando la auditoría y la administración se sienten cómodas con el borrador, publica el informe final.

Doce meses después, decide realizar una auditoría de seguimiento. Descubres que algunos de los problemas permanecen abiertos. Pero algunos se cerraron hace meses. Otros ya no son relevantes porque los procesos han cambiado. La gerencia promete que están trabajando en los elementos pendientes pero no han tenido la oportunidad de implementar todo. Algunos elementos fueron una solución rápida, mientras que otros requerirán más de un año para solucionarse. En general, su auditoría de seguimiento fue un fracaso.

¿Por qué?

Esa es una pregunta complicada. Los auditores deben hacer un seguimiento de los problemas presentados en los informes de auditoría. Esto no es una opción. Pero no creo en las «auditorías» de seguimiento. Defino una auditoría de seguimiento como una auditoría que se produce en un momento posterior a la publicación de un informe para determinar si los problemas presentados en un informe se han resuelto.

Hay una razón principal por la que no me gustan las auditorías de seguimiento.

Las auditorías de seguimiento suponen que todos los problemas son iguales

Supongamos que tiene un informe de auditoría con 10 problemas. Dos son de riesgo crítico, uno es de alto riesgo y los siete restantes son artículos de bajo riesgo. Además, la gerencia se compromete a eliminar un elemento crítico en seis meses y el otro en un año. La fecha de finalización más larga esperada es para uno de los elementos de bajo riesgo y es un año y medio. Algunas funciones de auditoría programarán una auditoría de seguimiento dentro de un año y medio porque esa es la fecha en que todos los problemas deben resolverse. Pero, ¿qué pasa con el elemento crítico que se resolverá en seis meses? Se pasa por alto hasta la fecha de seguimiento programada. Es por eso que no me gustan las auditorías de seguimiento.

Los talleres de auditoría pueden pasar tiempo persiguiendo problemas que se han completado, no se han completado o son irrelevantes. Todo por el bien de decir que seguimos. Hay una mejor manera. Muchas funciones de auditoría lo hacen mejor.

Entonces, ¿qué sugeriría?

Primero, todos los artículos que se deben informar deben identificar el problema, contener un plan de acción para solucionarlo, identificar a la parte responsable de solucionarlo e incluir la fecha en que se resolverá el artículo. Si estos elementos están en su lugar, simplemente hacemos un seguimiento con el cliente de auditoría aproximadamente 30 días antes de la fecha de vencimiento de cada problema. Determinamos si todavía están en el objetivo. Si no, cambie la fecha. Si es así, pruebe el plan de acción en o cerca de la fecha de vencimiento. Sugiero que la auditoría aborde problemas individuales en función de sus fechas de vencimiento. Esto garantiza que los problemas se aborden a tiempo. Afortunadamente, muchas funciones de auditoría actualmente siguen de esta manera. La mayoría de los sistemas de auditoría tienen esta funcionalidad incorporada. Esta técnica es un enfoque más simplificado para el seguimiento de los problemas de auditoría abierta.

Tus pensamientos.

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