Habilidades estratégicas de mensajería e influencia: un marco para auditores internos

 

Habilidades estratégicas de mensajería e influencia: un marco para auditores internosA mediados de la década de 1930, un investigador de la Universidad de Purdue quería comprender mejor qué combinación o secuencia de eventos induciría mejor a alguien a tomar medidas. Lo que encontró y quiere sigue siendo cierto en las décadas y décadas posteriores, es que cada vez que intentas persuadir a alguien para que actúe, cinco elementos diferentes deben tener lugar en tu mensaje, ya sea abiertamente o entendido. Desde entonces, esta herramienta llamada Secuencia motivada de Monroe ha servido para informar la estrategia de mensajes persuasivos en las industrias en general, con audiencias en todos los niveles.

Los cinco pasos, es decir, atención, necesidad, satisfacción, visualización y acción, se manifiestan de manera diferente según su industria, función y situación. Veamos cada uno de los cinco pasos de la secuencia y aprenda cómo utilizarlos mejor para que sus conversaciones de auditoría interna sean más estratégicas y persuasivas.

Enfoque Atención

En este paso, captas la atención de tu audiencia. En una presentación, esto a menudo toma la forma de una historia de apertura, una estadística sorprendente, un hecho impactante, etc. Pero en el mundo de los negocios no necesitamos ser tan dramáticos.

En lugar de pensar en esto como llamar la atención, piense en este paso como preparando el escenario y poniendo a las personas en el estado de ánimo adecuado. Establecer expectativas Da instrucciones claras. Y proporcione un esquema o agenda de lo que va a suceder. Hacer que todos estén en la misma página permite que la atención colectiva se centre en la tarea en cuestión en lugar de las preocupaciones logísticas.

Establecer una necesidad

Tradicionalmente, este paso se lleva a cabo sacando a la superficie las necesidades de su audiencia y asegurándose de que todos sepan que existe una necesidad. Aquí está construyendo la premisa para la solución que está a punto de proporcionar, o la acción que desea que la gente tome. El objetivo es convencer a su audiencia de que cada uno tiene un incentivo, una necesidad o que les conviene actuar.

En el rol de Auditoría Interna, se trata realmente de establecer la necesidad compartida que existe y dar tiempo para conversar y aceptar cuál es realmente la necesidad. Por ejemplo, si un departamento tiene que someterse a una auditoría cada tres años, sabemos que existe una necesidad táctica de esto para que sigamos cumpliendo con lo que se debe comunicar. Pero luego hay un paso adicional que puede agregar. Y eso es preguntarle a su audiencia qué necesitan del proceso de auditoría.

Las personas apoyan lo que ayudan a crear. Si puede lograr que su audiencia trabaje con usted para cocrear las necesidades de la auditoría más allá de cualquier necesidad regulatoria, será mejor que pase al siguiente paso y al resto de su proceso de auditoría.

Satisfacer la necesidad

Ahora que ha establecido una necesidad, ha identificado un problema, necesita tener la solución para ese problema. Esencialmente, estás satisfaciendo la necesidad. En este paso, nos ponemos tácticos al proporcionar soluciones y cursos de acción que pueden resultar en victorias para todos los involucrados.

Aquí es donde, en el proceso de auditoría interna, comunicará el proceso de la auditoría. Los pasos que deben suceder. Los procedimientos que deben seguirse. Aquí también es donde se comunicará sobre aportes alternativos al proceso y permitirá que su agencia de audiencia co-cree, cuando corresponda.

Visualiza el resultado

Es hora de pintar una imagen con palabras. Tradicionalmente, en este paso, le dice a la audiencia qué sucederá cuando se adopte la solución y cómo se verá si no lo es. Podría ser algo positivo como: «Cuando hayamos terminado, tendremos una mejor idea de estas funciones específicas y sabremos cómo avanzar para operar mejor estos roles».

Tomar acción

En el mundo de la auditoría interna, esto es cuando se asegura de que todos tengan claridad sobre el plan, los plazos y las responsabilidades y responsabilidades. Ya sea que haya preparado folletos detallados, un correo electrónico o que esté utilizando una tecnología de toma de notas para que las personas que no pudieron estar en la reunión (o si están en equipos distribuidos geográficamente) puedan tener acceso a lo que se hizo, asegurar que este andamiaje para la acción esté en su lugar conducirá a decisiones más fáciles y a un proceso de auditoría más fluido para todos los involucrados.

Probablemente haya sentido un tema aquí sobre la co-creación y lograr que todos estén en la misma página. Esto es esencial para el auditor durante todo el proceso de mensajería con el cliente. Combinar estos cinco pasos lo ayuda a enfocar mejor su atención en garantizar la aceptación y la acción, ambos elementos persuasivos de mensajería que ayudarán a que su comunicación sea más estratégica.

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