¿Cuáles son los puntos críticos a considerar al realizar investigaciones?

¿Cuáles son los puntos críticos a considerar al realizar investigaciones?

 

¿Cuáles son los puntos críticos a considerar al realizar investigaciones?

Esta semana, nuestros colegas han estado discutiendo cuáles son los puntos críticos a considerar al realizar investigaciones.

No pretende ser una lista exhaustiva, pero se generó gas como resultado de fraudes experimentados y auditores forenses.

Hoy es difícil evitar noticias sobre denuncias e investigaciones posteriores. Primero, fue una serie de acusaciones de alto perfil sobre mala conducta sexual, que continúa. Más recientemente, se trata de abuso de poder en el gobierno. Y rara vez pasa un día sin noticias de fraude financiero, soborno u otro escándalo en empresas de todo el mundo. Lo que todos debemos notar en las noticias es que el hecho de no realizar una investigación adecuada es una fuente seria de riesgo para cualquier organización.

Aquí hay cinco puntos a considerar cuando surge una denuncia de mala conducta y es necesaria una investigación para llegar al fondo:

1. Es fundamental que cualquier persona dentro de la organización pueda reportar sospechas de conducta inapropiada sin temor a represalias.

El aparente esfuerzo de los miembros del gobierno de los EE. UU. Para identificar a un denunciante y luego describirlo como un agente político es imperdonable y probablemente ilegal (estos empleados federales están protegidos por ley).

Desafortunadamente, muchas personas no se presentan porque existe un temor creíble, justificado por varios ejemplos de la vida real, de represalias.

Aquí hay un ejemplo de una sola: una mujer que denunció sospechas de irregularidades por parte de su gerente al defensor del pueblo de su empresa, como lo exige la política de la empresa. Sin embargo, su gerente había comenzado un proceso disciplinario contra el denunciante, provocado por la negativa de esa persona a realizar lo que ella creía que eran actos corruptos exigidos por el gerente. El defensor del pueblo era un miembro principal del departamento legal que asesoraba al gerente sobre el proceso disciplinario; se negó a abrir, y mucho menos a actuar, la denuncia del denunciante. Desafortunadamente, la denunciante fue despedida, sus acusaciones nunca fueron investigadas y su abogado personal no la aconsejó adecuadamente sobre cómo demandar por daños y perjuicios. (Lamentablemente, la única protección bajo la ley federal es cuando el denunciante denuncia la sospecha de actividad a la SEC. No se brinda protección contra represalias cuando se denuncian denuncias ante el defensor del pueblo o la línea directa de la compañía, siguiendo la política de la compañía).

También pensamos en las mujeres que alegaron actividades sexuales inapropiadas por parte de jueces de la Corte Suprema durante los procedimientos de confirmación. No solo fueron identificados por su nombre, sino que fueron ridiculizados públicamente.

Estas acusaciones, si hubiera un proceso justo, deberían haber sido realizadas en silencio por investigadores profesionales con una mente abierta. No deberían haberse realizado en público. Francamente, al mirar la actual investigación de juicio político que involucra al Presidente, me pregunto si el proceso es apropiado. Debe ser mucho más silencioso y realizado por profesionales objetivos.

2. También es fundamental que las personas ajenas a la organización puedan denunciar sospechas de irregularidades por parte de los empleados de otra organización.

Podemos recordar una serie de casos en los que vendedores y clientes nos dieron información que investigamos y determinamos que hubo actos fraudulentos. (La evaluación del fraude es una determinación legal, basada en hechos que brindamos asesoría).

Pocas organizaciones, en nuestra experiencia, tienen procesos en los que los vendedores, clientes y otras personas pueden reportar comportamientos inapropiados sospechosos por parte de un empleado de la empresa. Cuando se presentan quejas, generalmente terminan en las manos equivocadas porque el tercero no sabe a quién decirle.

3. Toda denuncia de irregularidades debe considerarse y evaluarse para una posible investigación. Antes de lanzar una investigación formal por parte de cualquier equipo, miramos para ver si hay predication. Eso generalmente se basa en dos preguntas, exploradas a continuación.

Uno: Si el alegato es verdadero, ¿representarían las acciones una violación de la ley, la política de la compañía o los comportamientos deseados?

De lo contrario, aún consideramos si sería apropiado realizar más consultas; a veces, el denunciante no explicó la situación adecuadamente y tenemos nuestras sospechas.

En caso afirmativo, determinamos quién es responsable de la investigación preliminar, que es un proceso para ver si se debe abrir una investigación formal. A veces es auditoría interna, a veces recursos humanos, y a veces podría ser otra función como la seguridad física o legal.

Dos: ¿Existe suficiente información y evidencia de que la acusación podría ser cierta?

A veces, podemos determinar rápidamente que no tiene fundamento, en cuyo caso documentamos eso y cerramos el caso.

Ha habido momentos en que la acusación fue demasiado vaga para investigar. Si podemos comunicarnos con el demandante, intentaremos obtener más información. Si no, marcamos al demandante, lo mantenemos abierto y esperamos a ver si recibimos más información en una fecha posterior.

4. Todas las investigaciones deben ser realizadas por profesionales objetivos capacitados (y certificados, cuando sea posible).

Los investigadores (incluido yo mismo) eran examinadores certificados de fraude o habían recibido capacitación formal adecuada en investigaciones, entrevistas e interrogatorios. La investigación es para descubrir hechos relacionados. La interpretación de esos hechos es una función de gestión con el asesoramiento de un asesor legal. Es muy fácil, demasiado fácil, que los investigadores formen opiniones que sesguen y contaminen la investigación. Cada objetivo de una investigación debe ser tratado con respeto y dignidad durante toda la investigación.

5 5.La auditoría interna debe considerar una revisión periódica para garantizar todo lo anterior y garantizar a la alta dirección y a la junta que los procesos de denuncia e investigación son apropiados.

Cuando la auditoría interna en sí misma es responsable de la línea directa de denunciantes o procesos relacionados, o de investigar las denuncias, deberían considerar contratar a un tercero para que realice una revisión e informe los resultados a la junta.

Seguir estos cinco puntos clave no garantizará que todas las investigaciones se realicen sin problemas, pero contribuirá en gran medida a garantizar que se lleven a cabo de manera profesional, justa y con las mejores intenciones para llegar a la fuente del problema y descubrir la verdad.

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