¿Cómo ahorrar el tiempo de su gerente de línea directa mientras escribe el informe de auditoría perfecto?

 

¿Cómo ahorrar el tiempo de su gerente de línea directa mientras escribe el informe de auditoría perfecto?

Errores de redacción y edición de informes que los auditores internos deben corregir

Uno de los cuellos de botella de los informes de auditoría es la parte de edición del proceso de publicación. Con frecuencia, escuchamos cuántos auditores escriben un informe de auditoría y luego dependen en gran medida del administrador de auditoría para corregir sus problemas de gramática, puntuación y formato. Su gerente de auditoría no tiene tiempo para editar sus cosas. Por supuesto, los gerentes continuarán revisando el contenido, pero la responsabilidad de editar la gramática y la puntuación debe residir en usted.

La autoedición no es fácil, dices. Y tienes razón. Las palabras y frases que suenan bien para usted pueden parecer confusas para los demás. Es fácil pasar por alto tus propios errores gramaticales. Pero serás un mejor escritor si te vuelves consciente de tu escritura y corriges tus propios errores de edición. A continuación se presentan cinco errores de edición comunes que todos cometemos o sobre los que podemos tener preguntas. Tal vez una pareja resuene contigo, es decir, voz pasiva, estructura paralela, confusión de tiempos, uso de i.e. versus p. Ej., Hyphenation faux pas.

Voz pasiva

La voz pasiva es cuando el verbo de acción se coloca antes del ejecutor de la acción. En otras palabras, no sabemos quién completa la acción hasta el final de la oración. Por ejemplo, voz pasiva: «El transporte no ha desarrollado prácticas de conservación de energía». Corregir voz activa: «El transporte no ha desarrollado prácticas de conservación de energía».

Estructura paralela

Cuando escriba una lista, mantenga la gramática consistente. En otras palabras, cada elemento de la lista debe comenzar con la misma parte del discurso: un verbo (en el mismo tiempo), un sustantivo o un adjetivo. Por ejemplo, Correcto: la administración enviará una factura, reconocerá los ingresos y registrará las cuentas por cobrar comerciales. A veces, nuestras listas se desvían de la estructura adecuada y usan el tiempo verbal incorrecto o una parte completamente diferente del habla.
Incorrecto: la gerencia enviará una factura, reconocerá los ingresos y las cuentas por cobrar comerciales.

Cambios tensos

Similar a la estructura paralela, los cambios en el tiempo verbal pueden crear confusión para su lector. Este es un error que personalmente paso por alto en mis escritos una y otra vez. Entonces, si escribo sobre eso, solucionaré mis propios problemas de tensión, ¿verdad? Eso es lo que estoy esperando. A veces, nuestro mal uso del tiempo es sutil:

✗ Nos desviamos de la estructura adecuada y usamos el tiempo verbal incorrecto.

¿Ves lo que hice? Usé un verbo en tiempo pasado con un verbo en tiempo presente en la misma oración. Ahhh, lo hago todo el tiempo! En cambio, comprométase con un tiempo presente o pasado para ambos verbos:

✓ Nos quedamos con la estructura adecuada y usamos el mismo tiempo verbal.
✓ Nos quedamos con la estructura adecuada y usamos el mismo tiempo verbal.

Sin embargo, es lo mismo en la auditoría:
✗ Las ventas presentaron listas de verificación incompletas y se olvida de firmar la página final.
✓ Las ventas presentaron listas de verificación incompletas y olvidaron firmar la página final.

Uso de i.e. versus p. Ej.

Este error de edición dispara a los auditores todo el tiempo, es decir, y p. no significan lo mismo, pero la gente piensa que sí. Para aclarar algo que ha dicho, use, es decir, use p. para agregar color a una historia o idea compartiendo un ejemplo. Y siempre abrevia y usa una coma para separarte del resto de la frase.

✓La Compañía usa una sola plataforma (es decir, LinkedIn) para compartir contenido de redes sociales, pero también podría ramificarse a otras plataformas (por ejemplo, Facebook, Instagram y Twitter).

Guión falso paso

En auditoría, utilizamos muchas abreviaturas y guiones. Iniciamos sesión con un inicio de sesión, tenemos un nombre de inicio de sesión (o inicio de sesión) e iniciamos sesión en la computadora. ¿Por qué separamos la verificación del usuario final pero no separamos al usuario final? Las reglas sobre las guiones son más como pautas, por lo que querrá tener a mano su diccionario. El estilo AP a menudo difiere de cómo se usan las palabras en cada industria.

Por ejemplo, si el usuario final se usa de manera tal que el usuario es el sustantivo y el final es el adjetivo que describe el sustantivo, este es un problema de petróleo y agua. Las palabras son diferentes partes del discurso; no se mezclarán bien y, por lo tanto, no se deben separar con guiones. Sin embargo, si el usuario final y el usuario se usan como adjetivos para describir la verificación del sustantivo (por ejemplo, la verificación del usuario final), entonces los adjetivos se mezclan con los adjetivos y el usuario final puede separarse.

Conclusión

Aquí está mi consejo de edición de despedida para hoy: eres humano, y yo también. Si intentas revisar tu próximo informe por completo, te sentirás abrumado. Pero también, no dejes toda la edición a tus gerentes. No les gusta

Entonces, tome una página de su informe y pase unos minutos adicionales revisando esa página, editando un par de puntos que desea mejorar. Haga de esta parte de su rutina de redacción de informes de auditoría y descubrirá gradualmente que puede detectar sus errores temprano. O mejor aún, ¡descubrirás que ya no los estás haciendo! (Pero como somos humanos, simplemente cometeremos diferentes errores. Eso nos da a todos un poco de esperanza y a mí un poco de seguridad laboral.

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