3 herramientas para una redacción de informes de auditoría más rápida

 

¿Alguna vez ha tenido uno de esos días en los que estaba decidido a escribir ese informe de auditoría? Así que bloquea la hora en su calendario, entra a su oficina, cierra la puerta, elimina cualquier distracción y respira. Porque ahora es el momento de tomar todos esos pensamientos y frases perfectas corriendo por tu cabeza y ponerlas en papel. Te sientas en tu escritorio listo para que esto suceda. Y no se te ocurre nada.

Decide invitar a un colega para que lo ayude. Porque después de todo, dos cabezas son mejores que una. Ustedes dos discuten los problemas a fondo, pero nada parece sonar bien.

Escribir observaciones objetivas requiere tiempo, habilidad y tacto. Y si eres como yo, los problemas de auditoría suenan maravillosos en tu cabeza. Pero cuando formula las palabras correctas, toma su lápiz y lo coloca en papel, esa maravillosa redacción se ha convertido en un recuerdo lejano. Es peor si estás en un entorno grupal porque ahora te sientes frustrado cuando el grupo comienza a pedirte que repitas lo que dijiste. Incapaz de recordar las palabras pronunciadas solo segundos antes, es solo entonces cuando te das cuenta de la edad que realmente tienes.

Si alguna vez has enfrentado esta situación, no temas. Existen varias herramientas y técnicas que puede utilizar para acelerar y mejorar la redacción de informes. Pero primero, debemos abordar los cinco grandes problemas con la redacción de informes:

1. Pensamos más rápido de lo que escribimos
2. Nuestros pensamientos millonarios llegan en el momento equivocado
3. Creemos en el bloqueo del escritor
4. Buscamos la perfección en el primer párrafo.
5. No entendemos ni apreciamos el proceso de escritura.

5 Problemas con la redacción del informe de auditoría

Pensamos más rápido de lo que escribimos

Todos hemos estado allí. Navegando por nuestros gabinetes tratando de hacer una lista mental de comestibles. Luego llegas al punto donde hay demasiados elementos para recordar. Decides escribir una lista. Alcanzas tu papel y antes de que el bolígrafo toque el bloc, ya has olvidado los cinco elementos que querías escribir.

Nuestros cerebros son fascinantes. Puedo recordar dónde estaba en el verano de 1989, pero no puedo recordar lo que comí en el desayuno esta mañana. Es ese olvido lo que puede descarrilar la redacción de su informe.

Nuestros pensamientos de millones de dólares llegan en el momento equivocado

Peor aún es cuando tienes esta maravillosa idea, pero luego te das cuenta de que son las 5:00 en punto y estás atrapado en el tráfico. No hay forma de que puedas capturar ese gran pensamiento sin causar una acumulación. Entonces intentas otras técnicas. Apaga la radio y repite lo que sea una y otra vez. Espera continuar esto hasta llegar a casa, o al menos hasta llegar a un punto de parada. Por supuesto, algo interrumpe tu pensamiento y olvidas lo que estabas tratando de recordar.

Creemos en el bloqueo del escritor

Algunas personas creen que el bloqueo del escritor es una cosa. Estoy aquí para decirte que no lo es. Al menos en el contexto de redacción comercial o informes de auditoría interna. Wikipedia define el bloqueo del escritor de la siguiente manera:

«El bloqueo del escritor es una condición, principalmente asociada con la escritura, en la que un autor pierde la capacidad de producir un nuevo trabajo o experimenta una desaceleración creativa. Esta pérdida de capacidad para escribir y producir nuevo trabajo no es el resultado de problemas de compromiso o falta de habilidades de escritura. La condición va desde la dificultad para encontrar ideas originales hasta la incapacidad de producir una obra durante años. El bloqueo del escritor no se mide únicamente por el tiempo que pasa sin escribir. Se mide por el tiempo que pasa sin productividad en la tarea en cuestión «.

Como puede ver, el bloqueo del escritor es una preocupación principal para los escritores creativos. Nuestros informes de auditoría son, o deberían ser, una no ficción basada en hechos. Estamos tomando una serie de hechos, colocando un poco de lógica y orden a esos hechos, y brindando a la gerencia una conclusión. Lo que no estamos haciendo es crear nuevos personajes o desarrollar tramas e historias. Conocemos el comienzo, el medio y el final de la historia. Por lo tanto, sabemos qué decir. El problema es cómo ¿Lo decimos para que tenga el mejor impacto dado dentro de la cultura de la organización?

Buscamos la perfección en el primer párrafo.

Como la redacción de informes de auditoría es más simple que la redacción creativa, creemos que deberíamos poder sentarnos y crear la prosa perfecta en minutos. Después de todo, sabemos el comienzo, el medio y el final de la historia. Cuando finalmente ponemos lápiz a papel, nuestro borrador inicial generalmente no es bueno. Entonces nos frustramos. Pero creo que la frustración se debe a que no entendemos el proceso de escritura.

No entendemos ni apreciamos el proceso de escritura.

Toda la magia sucede en la edición. Cualquier escritor te dirá esto. Ernest Hemingway dijo una vez que «El primer borrador de cualquier cosa es ****» (inserte una palabra muy mala aquí). Como alguien a quien se le han publicado artículos, puedo decirle que esto es cierto. Puedo recordar la primera vez que envié algo a un editor. Pensé que era una buena pieza. Pero lo que regresó fue un magnífico manuscrito. Lo afiné un poco y el resultado fue algo con lo que todos estábamos satisfechos. El proceso de escritura no requiere perfección al comienzo. Su objetivo inicial es obtener algo en la página. Después de eso, confíe en el proceso y deje que la magia suceda en la edición.

3 herramientas que puedes usar

Escritura de voz de Google

Debido a que nuestros cerebros parecen indicarle a nuestras bocas que hablen más rápido de lo que nuestras manos pueden escribir, la escritura por voz es el atajo perfecto para sacar esas maravillosas palabras de su cabeza y en el papel. Para aquellos que no están familiarizados con la escritura de voz, usted habla, escribe. Es tan simple como eso. Especie de.

La mejor herramienta de escritura de voz gratuita que he encontrado es a través de Google. Ingrese a su cuenta. Luego, acceda a Google Docs y abra un documento. Vaya a Herramientas, luego Escritura de voz (o puede presionar Ctlr + Shift + S).

Verá un micrófono que puede decir Hacer clic para hablar. Haz clic en él, habla con él y observa cómo ocurre la magia. Tendrás que aprender ciertos comandos como punto, coma y nuevo párrafo. Pero aparte de eso, si habla con claridad, reconocerá la mayoría de las voces y palabras que hablan.

La grabadora de voz de su teléfono celular

Si ladrar comandos a tu computadora no es lo tuyo, estás de suerte. Hay otra opción Si eres como yo, tu teléfono celular probablemente esté al alcance de la mano. Toma tu teléfono y ve a tu tienda de aplicaciones favorita. Busca una grabadora de voz. Deberías ver varios. Descargue uno que despierte su interés.

Ahora puede grabarse hablando de los problemas de auditoría. Ahora nunca se perderá ese párrafo maravillosamente redactado que sonaría genial en un informe de auditoría. Una vez grabado, puede escuchar la grabación y extraer los párrafos impactantes.

Transcripción

Si realmente cree que la grabación representa su mejor trabajo, puede hacer que se transcriba. Sí, me escuchaste, transcrito. No es tan malo ni tan caro como crees. Antes de entrar en eso, debo decir que no me pagan ni estoy respaldando estos productos específicos. Hay varios servicios de transcripción que he utilizado. Algunos usan transcriptores en vivo, mientras que otros usan motores automatizados.

Resumen

Escribir informes de auditoría puede ser una tarea desalentadora. Pero tiene que hacerse. Hoy en día tenemos muchas herramientas que pueden ayudar a simplificar el proceso. Muchos de los mayores problemas comienzan con nosotros. El bloqueo del escritor es tan real como lo permitimos. Siéntate y pon algo en el papel. Use algunas herramientas electrónicas para expresar sus palabras en papel. Casi cualquier palabra servirá. Después de todo, la magia ocurre en la edición.

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