2 razones por las que su informe de auditoría cayó plano

2 razones por las que su informe de auditoría cayó plano

 

2 razones por las que su informe de auditoría cayó planoEl informe de auditoría es una parte crítica del proceso de auditoría. Como mínimo, comunica formalmente a las partes interesadas el estado de un entorno de control. La fase de presentación de informes es a menudo problemática. Muchos auditores pasan horas discutiendo con los clientes sobre el contenido y la distribución de los informes. Tres de las principales quejas que escucho de los auditores son que el cliente

  1. Es simplemente difícil
  2. No comprende los riesgos en el medio ambiente.
  3. Nunca cambiará

Esta puede ser realmente la percepción de los auditores. Sin embargo, si examina cuidadosamente estas quejas, lo único que tienen en común es que toda la culpa se atribuye al cliente. Lo que dice el viejo refrán sobre señalar con el dedo. Cuando apuntas con el dedo a otra persona, tienes muchos más dedos que también te apuntan. Los auditores no son perfectos, por lo tanto, me gustaría echar un vistazo a dos formas en las que estamos causando que los informes de auditoría no funcionen.

Razón # 1 – Sorpresas sustanciales

Constantemente me sorprenden las reacciones de los clientes a los informes. Recuerdo haber trabajado para una organización en la que los clientes cuestionaban constantemente los resultados de la auditoría. Una vez en particular, el auditor principal estaba revisando los resultados con el cliente de una manera muy directa y lógica. La evidencia mostró claramente que hubo un colapso significativo en algún lugar del proceso. Claramente.

El cliente y el auditor principal discutieron durante aproximadamente 30 minutos sobre el segundo o tercer problema en un informe de auditoría con aproximadamente 15 elementos. A este ritmo, nunca superaríamos la reunión de salida. Durante este intercambio de 30 minutos, noté que nadie (el cliente ni el auditor principal) estaba discutiendo los problemas reales en el informe de auditoría. Claro que la gente hablaba, pero cada lado lanzaba acusaciones de un lado a otro, señalando con el dedo y haciendo insultos. Sin embargo, me di cuenta de esto, en este punto era demasiado joven en mi carrera para saber realmente qué hacer al respecto.

Afortunadamente, había una persona experimentada y sensata en la habitación. Un miembro senior del equipo de gestión del cliente calmó a todos. Luego le pidió al personal de auditoría que explicara los problemas nuevamente sin interrupción de su equipo. Después de escuchar los problemas, preguntó a su equipo si los hechos presentados eran verdaderos y correctos. Su equipo respondió … «Bueno, sí». Luego preguntó sobre la reacción al informe, especialmente si los problemas son ciertos. El equipo del cliente respondió que los hacía quedar mal. Además, dijeron que no eran flojos y que trabajaban duro todos los días. Simplemente no podían mantenerse al día con las demandas laborales y necesitaban recursos adicionales para cumplir con las expectativas.

Además, su equipo reveló que esta era la primera vez que realmente habían visto / escuchado los problemas completos presentados de esta manera.

Para su crédito, el departamento de auditoría se reunió con la gerencia al final de cada semana y discutió las excepciones de las pruebas de auditoría. Y desde su punto de vista, los auditores creían que se habían comunicado efectivamente con el cliente. Entonces, ¿qué pasó realmente? Lo siguiente contribuyó a sorpresas sustanciales en este caso.

1. Falta de proporcionar una perspectiva adecuada

Es necesario discutir los elementos de excepción individuales, sin embargo, los clientes también deben estar informados sobre el impacto agregado y cómo se pueden presentar los problemas colectivos en el informe. Entonces, por supuesto, el cliente se sorprendió al ver el impacto total de los problemas individuales tal como se presenta en el informe.

2. No reconocer los obstáculos del cliente.

Claramente, había problemas en el área del cliente que debían abordarse. Sin embargo, los recursos del cliente eran extremadamente limitados y el personal se extendía más allá de sus límites. Esta es la causa del colapso del control. Los auditores no mencionaron esto en el informe. Reconocer la causa de ninguna manera excusa la debilidad del control. Pero puede ser el impulso que un cliente necesita para obtener los recursos para resolver problemas. También genera buena voluntad con el cliente. En este caso, el cliente pensó que los auditores realmente «escucharon» sus preocupaciones. Pensaron que el informe final de auditoría describiría suficientemente la situación. Lamentablemente, no fue así.

Razón # 2 – Sobrecarga de información

Recuerdo haber trabajado con una tienda de auditoría que requería que sus informes pasaran la prueba de «peso». Cuando escuché esto por primera vez, pensé que se referían a pasar el «peso» del escrutinio de la gerencia. Aprendí rápidamente que significaban que cuanto más robusto (más largo, más grande) el informe, mejor. Esto dio como resultado resúmenes ejecutivos de 10 páginas (la palabra clave aquí es resumen, ¿verdad?), Problemas que parecían durar días cuando se leían en voz alta y palabras complejas que requerían un tesauro y un intérprete. Los informes de auditoría se leen como disertaciones.

En la superficie, creo que entiendo el pensamiento … cuanta más evidencia proporcionemos al cliente de que los controles son ineficaces, más probabilidades hay de que escuchen. Pero, ¿cuándo ha funcionado este enfoque en alguna área de la vida? Casi nunca. Permítame dar un ejemplo. Suponga que tiene un ser querido que comenzó a fumar y que realmente quería que dejaran de hacerlo. ¿Cuál de los siguientes enfoques crees que es el más efectivo?

1. Bombardeándolos mañana, mediodía y noche con literatura que contiene estadísticas sobre enfermedades y tasas de mortalidad.

2. Mostrándoles una instantánea rápida e impactante de los peligros de fumar como uno de los videos a continuación.

Los problemas de auditoría largos tienden a perder su audiencia. Especialmente cuando son tan largos que los clientes no pueden identificar realmente el riesgo y el problema que está tratando de presentar. Entonces, mientras escribe sus informes de auditoría, responda siempre las siguientes preguntas de la forma más rápida y breve posible (de una a tres oraciones para cada pregunta):

  • Que pasa Explica el problema.
  • ¿Cuál es el impacto? Cuán significativo es este problema.
  • ¿Como paso? No realmente cómo. Evite la declaración estándar «parece haber un colapso en el entorno de control»
  • ¿Cómo se puede arreglar?
  • ¿Quién es responsable de arreglarlo?

Responder estas preguntas ayudará a proporcionar claridad a sus informes y evitar la sobrecarga de información.

Las sorpresas sustanciales y la sobrecarga de información son solo dos de las muchas razones por las que los informes de auditoría interna fallan. ¿Cuáles son algunos otros?

 

 

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